Vai trò của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Tuy nhiên, chuyển đổi số không đồng nghĩa với mua thêm phần mềm hoặc đưa mọi tài liệu lên môi trường điện tử. Vai trò quan trọng hơn nằm ở việc sử dụng công nghệ để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, ra quyết định, phục vụ khách hàng và phối hợp nguồn lực. OECD chỉ ra rằng số hóa có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và giao dịch, tăng khả năng tự động hóa, khai thác business intelligence, mở rộng tiếp cận khách hàng và cải thiện năng suất.

Vì vậy, lý do doanh nghiệp cần chuyển đổi số có thể nhìn theo một chuỗi giá trị: dữ liệu tốt hơn giúp quyết định nhanh và chính xác hơn; quy trình tích hợp giúp giảm ma sát vận hành; nền tảng số giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn; còn việc kết hợp những năng lực đó tạo ra khả năng cạnh tranh mà một dự án công nghệ đơn lẻ khó mang lại.

Vì sao chuyển đổi số trở thành năng lực cốt lõi của doanh nghiệp

Vai trò cốt lõi của chuyển đổi số là biến công nghệ và dữ liệu thành năng lực tổ chức. Một doanh nghiệp có nhiều phần mềm chưa chắc đã chuyển đổi số nếu thông tin vẫn bị chia cắt, nhân viên phải nhập lại dữ liệu, quyết định vẫn chậm hoặc khách hàng phải đi qua những quy trình rời rạc.

Khác biệt xuất hiện khi các hệ thống có thể hỗ trợ một luồng công việc xuyên suốt. Chẳng hạn, dữ liệu bán hàng từ CRM có thể liên kết với tồn kho, kế hoạch mua hàng và báo cáo tài chính. Khi nhu cầu thay đổi, bộ phận kinh doanh không chỉ nhìn thấy doanh số đã xảy ra mà các đơn vị liên quan cũng có thể phản ứng dựa trên cùng một nguồn dữ liệu. Công nghệ lúc này không còn là công cụ hỗ trợ riêng cho từng phòng ban mà trở thành hạ tầng phối hợp của doanh nghiệp.

Điều này cũng giải thích vì sao mức độ ứng dụng số thường tạo ra khoảng cách đáng kể giữa doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp nhỏ. Theo Eurostat, năm 2024 có 73% SME tại EU đạt ít nhất mức cường độ số cơ bản, so với 98% doanh nghiệp lớn. Chỉ 6% SME đạt mức cường độ số rất cao, trong khi tỷ lệ này ở doanh nghiệp lớn là 41%. Khoảng cách này không tự động chứng minh rằng số hóa gây ra mọi khác biệt về hiệu quả, nhưng cho thấy năng lực tiếp nhận và kết hợp công nghệ đã trở thành một biến số quan trọng trong khả năng vận hành và cạnh tranh.

Chuyển đổi số nâng hiệu quả vận hành và năng suất ra sao

Hiệu quả không đến đơn thuần từ việc thay con người bằng phần mềm. Giá trị lớn hơn thường xuất hiện khi doanh nghiệp loại bỏ các bước không tạo giá trị, giảm nhập liệu lặp lại, chuẩn hóa luồng phê duyệt và đưa dữ liệu đến đúng người tại thời điểm cần thiết.

Trong một quy trình thủ công, cùng một thông tin có thể được nhập vào bảng tính, chuyển qua email rồi nhập lại vào hệ thống kế toán hoặc kho. Mỗi điểm chuyển giao làm tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai lệch. Khi dữ liệu được tích hợp, một giao dịch có thể tự động cập nhật nhiều bước liên quan. Nhân sự dành ít thời gian hơn cho việc đối chiếu và nhiều thời gian hơn cho xử lý ngoại lệ, phân tích hoặc phục vụ khách hàng.

Số hóa còn làm tăng khả năng đo lường. Doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi, mức sử dụng tài sản, chi phí trên giao dịch hay hiệu suất từng công đoạn thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối kỳ. Việc nhìn thấy điểm nghẽn sớm tạo điều kiện để cải tiến quy trình có mục tiêu.

OECD cho rằng số hóa có thể cải thiện năng suất thông qua quy mô kinh tế, giảm chi phí vận hành và giao dịch, tự động hóa, giảm bất cân xứng thông tin và tăng khả năng khai thác dữ liệu kinh doanh. Dù vậy, quan hệ này không nên được hiểu theo kiểu “càng nhiều công nghệ càng nhiều năng suất”. Công nghệ chỉ tạo hiệu quả khi quy trình được thiết kế lại và người sử dụng thực sự đưa hệ thống vào công việc hàng ngày.

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thích ứng và chống chịu tốt hơn

Một doanh nghiệp có khả năng thích ứng không nhất thiết dự đoán chính xác mọi biến động. Quan trọng hơn là doanh nghiệp nhận biết thay đổi sớm, đánh giá tác động nhanh và điều chỉnh nguồn lực mà không phải tái thiết toàn bộ hệ thống vận hành.

Dữ liệu gần thời gian thực giúp rút ngắn khoảng cách giữa một biến động và phản ứng của doanh nghiệp. Khi doanh số ở một kênh giảm, tồn kho tăng hoặc chi phí đầu vào thay đổi, hệ thống báo cáo và phân tích có thể cung cấp tín hiệu sớm hơn so với việc chờ tổng hợp thủ công cuối tháng. Cloud và các nền tảng cộng tác cũng giúp doanh nghiệp duy trì một số hoạt động khi nơi làm việc, nhân sự hoặc chuỗi cung ứng bị gián đoạn.

Khả năng chống chịu này có bằng chứng ở quy mô lớn. Một nghiên cứu của IMF sử dụng dữ liệu khoảng 1,8 triệu doanh nghiệp phi tài chính tại 53 quốc gia cho thấy các doanh nghiệp số hóa chịu tác động của cú sốc bất định tốt hơn, với mức sụt giảm doanh số và biên lợi nhuận nhỏ hơn so với các doanh nghiệp ít số hóa. OECD cũng xem công cụ số là một yếu tố giúp SME xử lý các thách thức ngắn hạn và nâng cao khả năng chống chịu dài hạn.

Dù vậy, số hóa cũng tạo ra dạng phụ thuộc mới. Hệ thống tập trung hơn có thể khiến sự cố an ninh mạng, gián đoạn nhà cung cấp cloud hoặc dữ liệu kém chất lượng lan rộng hơn trong tổ chức. Vì thế, khả năng thích ứng chỉ được cải thiện bền vững khi chuyển đổi số đi cùng quản trị dữ liệu, bảo mật, phương án dự phòng và năng lực vận hành của con người.

Dữ liệu và công nghệ giúp doanh nghiệp hiểu khách hàng và đổi mới

Trong mô hình truyền thống, doanh nghiệp thường hiểu khách hàng qua khảo sát định kỳ, phản hồi từ bộ phận bán hàng hoặc số liệu tổng hợp sau giao dịch. Môi trường số tạo thêm khả năng quan sát hành vi trong nhiều điểm tiếp xúc như website, ứng dụng, thương mại điện tử, CRM và dịch vụ hậu mãi.

Khi các nguồn dữ liệu được kết nối hợp lý, doanh nghiệp có thể nhận biết khách hàng đến từ đâu, nhóm nào có khả năng mua lại, bước nào làm họ rời bỏ hành trình và nhu cầu nào đang tăng. Giá trị không nằm ở việc thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt mà ở khả năng biến dữ liệu thành quyết định cụ thể về sản phẩm, giá, kênh bán hoặc dịch vụ.

Cơ chế này cũng rút ngắn vòng phản hồi của đổi mới. Một thay đổi có thể được thử nghiệm trên phạm vi nhỏ, đo phản ứng rồi điều chỉnh trước khi mở rộng. Thay vì đầu tư lớn dựa chủ yếu vào giả định, doanh nghiệp có thể học từ dữ liệu thực tế theo từng vòng ngắn hơn.

OECD ghi nhận số hóa có thể tăng khả năng khác biệt hóa sản phẩm, business intelligence, tiếp cận thị trường và khách hàng. Tuy nhiên, lợi thế này phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu và cách sử dụng. Dữ liệu thiếu nhất quán, đo sai chỉ số hoặc phân tích mà không hiểu bối cảnh kinh doanh vẫn có thể dẫn đến quyết định sai nhanh hơn.

Chuyển đổi số tạo năng lực cạnh tranh bằng cách nào

Năng lực cạnh tranh không phải một lợi ích tách biệt khỏi hiệu quả, dữ liệu hay khả năng thích ứng. Nó là kết quả tích lũy khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quan trọng nhanh hơn, với chi phí hợp lý hơn, hiểu thị trường tốt hơn hoặc tạo ra trải nghiệm khó bị sao chép.

Một doanh nghiệp giảm được thời gian xử lý đơn hàng có thể cạnh tranh bằng tốc độ. Doanh nghiệp kết nối tốt dữ liệu khách hàng có thể cạnh tranh bằng mức độ cá nhân hóa. Doanh nghiệp sử dụng nền tảng số để mở rộng thị trường có thể tăng quy mô mà không phải tăng tương ứng số điểm bán vật lý. Khi những năng lực này được kết hợp, khoảng cách cạnh tranh không còn nằm ở việc bên nào sở hữu một phần mềm cụ thể mà ở cách toàn bộ hệ thống vận hành hỗ trợ chiến lược.

OECD nhận định số hóa tạo cơ hội để SME cải thiện hiệu quả, đổi mới, nâng năng suất và cạnh tranh trên mặt bằng cân bằng hơn với doanh nghiệp lớn. Đồng thời, dữ liệu của OECD cũng cho thấy doanh nghiệp lớn có xu hướng tiếp nhận các công nghệ mới như cloud, phân tích dữ liệu lớn và AI ở tỷ lệ cao hơn; với một số công nghệ phụ thuộc mạnh vào dữ liệu, khoảng cách theo quy mô còn rất đáng kể.

Điều đó tạo ra hai mặt của chuyển đổi số. Công nghệ có thể giúp doanh nghiệp nhỏ tiếp cận năng lực trước đây cần đầu tư hạ tầng lớn, đặc biệt qua mô hình cloud và phần mềm thuê bao. Nhưng nếu đối thủ học nhanh hơn, tích hợp dữ liệu tốt hơn và xây được năng lực tổ chức xung quanh công nghệ, việc chậm chuyển đổi cũng có thể làm khoảng cách cạnh tranh rộng thêm.

Điều kiện để chuyển đổi số thực sự tạo ra giá trị

Một hiểu lầm phổ biến là coi chuyển đổi số như dự án triển khai hệ thống: lựa chọn phần mềm, cài đặt, đào tạo rồi xem như hoàn tất. Trên thực tế, việc đưa công nghệ vào doanh nghiệp mới chỉ tạo ra khả năng; giá trị chỉ hình thành khi con người thay đổi cách làm việc và quy trình thực sự sử dụng khả năng đó.

Bằng chứng tại Việt Nam cho thấy ranh giới này khá rõ. Trong một chương trình được World Bank mô tả, các SME được hỗ trợ sử dụng nền tảng ERP trên cloud. Gần 80% doanh nghiệp trong nhóm được hỗ trợ sử dụng nền tảng sau giai đoạn đào tạo ban đầu, nhưng tỷ lệ sử dụng giảm xuống khoảng 40% sau đó và còn 35% sau khoảng 18 tháng. Trường hợp này cho thấy khả năng tiếp cận phần mềm và đào tạo ban đầu chưa đủ để bảo đảm công nghệ trở thành một phần bền vững của hoạt động.

World Bank cũng lưu ý rằng nâng cấp công nghệ tại doanh nghiệp thường là một quá trình học hỏi liên tục hơn là một cú “nhảy cóc” đơn lẻ. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhìn chuyển đổi số như một quá trình quản trị thay đổi. Mục tiêu kinh doanh phải được xác định trước; quy trình cần được xem xét trước khi tự động hóa; dữ liệu phải có người chịu trách nhiệm; nhân sự cần đủ kỹ năng và động lực sử dụng công cụ mới; hiệu quả phải được theo dõi bằng KPI gắn với vấn đề ban đầu.

Chi phí và rủi ro cũng cần được tính vào quyết định. Chuyển đổi quá rộng khi tổ chức chưa sẵn sàng có thể tạo hệ thống phức tạp, chi phí duy trì cao và sự phụ thuộc vào nhà cung cấp. Ngược lại, triển khai từng bước quanh những điểm nghẽn có giá trị rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm chứng hiệu quả, học từ quá trình sử dụng và mở rộng trên nền tảng chắc chắn hơn.

Doanh nghiệp cần chuyển đổi số vì công nghệ số đã trở thành một phần của năng lực vận hành, học hỏi và cạnh tranh, chứ không chỉ là công cụ hỗ trợ hành chính. Khi được triển khai đúng, chuyển đổi số giúp giảm ma sát trong quy trình, nâng chất lượng quyết định, cải thiện khả năng thích ứng, khai thác dữ liệu khách hàng và tạo ra những cách cạnh tranh mới.

Tuy nhiên, vai trò của chuyển đổi số không đồng nghĩa với việc mọi khoản đầu tư công nghệ đều mang lại hiệu quả. Giá trị xuất hiện khi công nghệ được kết nối với quy trình, dữ liệu, kỹ năng, quản trị và mục tiêu kinh doanh cụ thể. Do đó, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “cần mua công nghệ gì”, mà bằng việc xác định năng lực nào cần cải thiện và công nghệ có thể thay đổi cơ chế vận hành đó như thế nào.