Chi phí vận hành dịch vụ nấu tiệc gồm những gì

Về bản chất, chi phí vận hành có thể chia thành ba nhóm lớn: chi phí trực tiếp gắn với từng tiệc, chi phí gián tiếp để duy trì bộ máy và chi phí dự phòng cho các biến động khó xác định trước. Chỉ khi tính đủ cả ba nhóm, đơn vị nấu tiệc mới biết một hợp đồng thực sự tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.

Chi phí nguyên liệu thực phẩm

Nguyên liệu thường là khoản chi lớn nhất và biến động mạnh nhất trong hoạt động nấu tiệc. Nhóm này bao gồm thịt, cá, hải sản, rau củ, gia vị, đồ uống, trái cây, món tráng miệng và các nguyên liệu phụ dùng trong sơ chế hoặc trang trí món ăn.

Chi phí nguyên liệu không nên được xác định đơn giản bằng giá mua tại thời điểm báo giá. Đơn vị vận hành cần tính theo định lượng thực tế cho mỗi suất ăn, cộng với tỷ lệ hao hụt trong quá trình sơ chế, bảo quản và chế biến.

Ví dụ, 10 kg nguyên liệu mua vào không đồng nghĩa với 10 kg thành phẩm có thể phục vụ. Rau củ có phần loại bỏ, thịt cá có xương hoặc da, thực phẩm đông lạnh có thể mất khối lượng sau rã đông. Nếu không đưa hao hụt vào định mức, giá vốn món ăn sẽ thấp hơn thực tế.

Công thức cơ bản có thể sử dụng là:

Chi phí nguyên liệu thực tế = Số lượng khách × Định lượng mỗi suất × Đơn giá mua ÷ Tỷ lệ thu hồi

Trong đó, tỷ lệ thu hồi phản ánh phần nguyên liệu còn sử dụng được sau sơ chế. Chẳng hạn, nếu mua 100 kg nguyên liệu nhưng chỉ thu được 85 kg có thể chế biến, tỷ lệ thu hồi là 85%.

Đối với nhiều mô hình nấu tiệc, chi phí thực phẩm có thể chiếm khoảng 35–50% doanh thu hợp đồng. Đây chỉ là khoảng tham khảo để lập kế hoạch nội bộ, không phải tỷ lệ cố định. Tiệc sử dụng hải sản, thịt nhập khẩu hoặc thực đơn cao cấp có thể có tỷ trọng nguyên liệu cao hơn; tiệc quy mô lớn với thực đơn tiêu chuẩn có thể tận dụng lợi thế mua số lượng và giảm tỷ trọng này.

Khi kiểm soát khoản chi này, cần theo dõi riêng:

• Giá mua theo từng nhà cung cấp

• Định lượng tiêu chuẩn của từng món

• Tỷ lệ hao hụt khi sơ chế

• Lượng nguyên liệu tồn sau tiệc

• Nguyên liệu bị hỏng hoặc không đạt chất lượng

• Chênh lệch giữa định mức và mức sử dụng thực tế

Một sai lầm phổ biến là giảm định lượng để giảm giá vốn. Cách này có thể làm khẩu phần không đủ, chất lượng món ăn thiếu ổn định và ảnh hưởng uy tín. Kiểm soát nguyên liệu hiệu quả nên tập trung vào mua đúng giá, chuẩn hóa định lượng, giảm hao hụt và sử dụng hợp lý phần tồn kho.

Chi phí nhân công

Nhân công trong dịch vụ nấu tiệc không chỉ gồm đầu bếp. Một hợp đồng có thể cần nhiều vị trí khác nhau, gồm người xây dựng thực đơn, nhân viên mua hàng, sơ chế, bếp chính, bếp phụ, phục vụ bàn, vận chuyển, lắp đặt, dọn dẹp và giám sát sự kiện.

Chi phí nhân công cần được tính theo tổng thời gian thực hiện công việc, không chỉ tính số giờ diễn ra buổi tiệc. Nhân sự có thể phải làm việc từ trước đó để mua hàng, sơ chế, chuẩn bị dụng cụ, vận chuyển và bố trí khu vực phục vụ. Sau khi khách kết thúc tiệc, đội ngũ vẫn phải thu gom, kiểm kê, vệ sinh và đưa thiết bị về kho.

Chi phí nhân công trực tiếp có thể được tính theo công thức:

Chi phí nhân công trực tiếp = Số người × Số giờ hoặc số ca × Đơn giá nhân công

Ngoài tiền công cơ bản, đơn vị vận hành còn có thể phát sinh:

• Phụ cấp làm sớm hoặc làm khuya

• Chi phí tăng ca

• Tiền ăn và nước uống cho nhân viên

• Chi phí di chuyển

• Phụ cấp trưởng nhóm hoặc giám sát

• Khoản trả thêm khi làm việc ở địa điểm xa

• Chi phí tuyển nhân sự thời vụ

Trong thực tế lập ngân sách, nhân công trực tiếp có thể chiếm khoảng 15–25% doanh thu, tùy loại hình phục vụ. Tiệc buffet, tiệc bàn có phục vụ tại chỗ hoặc sự kiện yêu cầu setup phức tạp thường cần nhiều nhân sự hơn dịch vụ chỉ giao món.

Đơn vị nấu tiệc cần phân biệt chi phí nhân công cố định và nhân công biến đổi. Lương của đội ngũ thường trực là chi phí duy trì bộ máy, trong khi nhân sự thuê theo từng buổi là chi phí gắn với hợp đồng. Nếu chỉ đưa nhân công thời vụ vào giá bán mà bỏ qua lương của đội ngũ cố định, lợi nhuận kế toán có thể cao hơn lợi nhuận thực tế.

Chi phí nhiên liệu và năng lượng

Nấu tiệc tiêu thụ gas, điện, nước, than hoặc các nguồn nhiệt khác tùy thiết bị và phương pháp chế biến. Khoản này có thể không nổi bật trong từng món ăn nhưng tăng đáng kể khi thực đơn gồm nhiều món chiên, nướng, hầm hoặc cần giữ nóng trong thời gian dài.

Nhiên liệu được sử dụng ở nhiều giai đoạn:

• Sơ chế và nấu tại bếp trung tâm

• Nấu bổ sung tại địa điểm tổ chức

• Hâm nóng và giữ nhiệt thức ăn

• Vận hành tủ đông, tủ mát và máy làm đá

• Rửa dụng cụ và vệ sinh khu vực chế biến

Chi phí năng lượng nên được phân bổ theo số lượng tiệc, thời gian sử dụng thiết bị hoặc khối lượng sản xuất. Với đơn vị nhỏ, có thể sử dụng mức chi bình quân trên mỗi mâm hoặc mỗi khách. Với đơn vị có nhiều hợp đồng, nên theo dõi đồng hồ điện, lượng gas và tần suất thay bình để xây dựng định mức gần với thực tế hơn.

Cần lưu ý rằng món ăn có giá nguyên liệu thấp chưa chắc có giá vốn thấp. Một món hầm nhiều giờ hoặc món chiên theo từng mẻ có thể tiêu tốn nhiều nhiên liệu và thời gian lao động hơn món có nguyên liệu đắt nhưng chế biến đơn giản.

Chi phí vận chuyển và hậu cần

Đặc trưng của dịch vụ nấu tiệc là phải đưa người, thực phẩm và thiết bị đến địa điểm của khách hàng. Vì vậy, vận chuyển là một cấu phần bắt buộc trong giá thành.

Chi phí hậu cần có thể bao gồm:

• Nhiên liệu cho xe vận chuyển

• Tiền thuê xe tải hoặc xe lạnh

• Lương tài xế và phụ xe

• Phí cầu đường, bến bãi và gửi xe

• Chi phí giao hàng nhiều chuyến

• Dụng cụ bảo quản nóng hoặc lạnh

• Vật tư cố định hàng hóa trên xe

• Chi phí thu hồi thiết bị sau tiệc

Mức chi không chỉ phụ thuộc vào khoảng cách. Một địa điểm gần nhưng khó tiếp cận, không có thang máy hoặc yêu cầu vận chuyển bằng nhiều chặng có thể tốn nhiều công và thời gian hơn địa điểm xa nhưng thuận tiện bốc dỡ.

Khi báo giá, nên xác định rõ bán kính phục vụ tiêu chuẩn. Các địa điểm nằm ngoài bán kính này có thể áp dụng phụ phí theo quãng đường, số chuyến hoặc điều kiện tiếp cận. Nếu gộp toàn bộ chi phí vận chuyển vào giá món ăn mà không xác định địa điểm, đơn vị có nguy cơ lỗ ở những hợp đồng xa hoặc cần nhiều thiết bị.

Với tiệc có thực phẩm dễ hỏng, vận chuyển còn liên quan trực tiếp đến an toàn thực phẩm. Việc dùng thùng giữ nhiệt, xe lạnh hoặc chia thời điểm giao hàng có thể làm tăng chi phí nhưng giúp duy trì chất lượng và giảm rủi ro hư hỏng.

Chi phí thiết bị và dụng cụ phục vụ

Một dịch vụ nấu tiệc có thể phải sử dụng bếp công nghiệp, nồi lớn, khay giữ nóng, thùng cách nhiệt, bàn ghế, chén đĩa, ly, dao muỗng, khăn bàn, dụng cụ buffet, hệ thống chiếu sáng hoặc thiết bị trang trí.

Nếu thiết bị thuộc sở hữu của đơn vị, không có nghĩa là chúng được sử dụng miễn phí. Giá mua cần được phân bổ dần vào các hợp đồng thông qua khấu hao. Ngoài ra còn có chi phí bảo trì, vệ sinh, sửa chữa, lưu kho và thay thế thiết bị hư hỏng.

Có thể tính chi phí thiết bị cho từng tiệc theo công thức:

Chi phí thiết bị phân bổ = Khấu hao định kỳ Bảo trì Hao hụt Chi phí thuê bổ sung

Đối với vật dụng dễ vỡ hoặc dễ thất lạc như ly, chén, đĩa và muỗng nĩa, cần thiết lập tỷ lệ hao hụt bình quân. Nếu mỗi buổi chỉ mất một số lượng nhỏ nhưng không được ghi nhận, tổng giá trị thất thoát trong cả năm có thể đáng kể.

Khi thuê thiết bị từ bên ngoài, cần tính đủ tiền thuê, vận chuyển hai chiều, tiền đặt cọc, phí lắp đặt và nguy cơ phát sinh do trả chậm hoặc làm hỏng tài sản.

Chi phí vật tư tiêu hao và bao bì

Vật tư tiêu hao là nhóm chi phí có giá trị đơn chiếc thấp nhưng số lượng sử dụng lớn. Nhóm này thường bị bỏ sót vì không trực tiếp cấu thành món ăn.

Các khoản phổ biến gồm:

• Hộp, túi và màng bọc thực phẩm

• Giấy ăn, khăn giấy và tăm

• Găng tay, khẩu trang và mũ trùm tóc

• Túi rác và vật tư vệ sinh

• Nước rửa chén, chất tẩy rửa

• Nhiên liệu giữ nóng dùng một lần

• Tem nhãn và dây buộc

• Dụng cụ dùng một lần

• Đá lạnh và nước uống phục vụ vận hành

Vật tư tiêu hao nên được xây dựng thành định mức theo số khách, số bàn hoặc loại hình phục vụ. Ví dụ, tiệc giao món dùng bao bì nhiều hơn tiệc có dụng cụ ăn uống tại chỗ; buffet cần thêm khay, kẹp gắp, bảng tên món và vật tư giữ nhiệt.

Giá trị của từng món nhỏ nhưng việc cộng dồn có thể ảnh hưởng đáng kể đến biên lợi nhuận, nhất là ở các hợp đồng giá thấp hoặc có số lượng khách lớn.

Chi phí mặt bằng, kho và bếp trung tâm

Đơn vị nấu tiệc thường cần một không gian để tiếp nhận nguyên liệu, sơ chế, chế biến, bảo quản và lưu trữ thiết bị. Các khoản liên quan gồm tiền thuê mặt bằng, điện nước, phí quản lý, bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa và chi phí duy trì kho lạnh.

Đây là chi phí gián tiếp vì không thể gắn hoàn toàn với một tiệc cụ thể. Tuy nhiên, chúng vẫn phải được phân bổ vào giá thành. Một phương pháp đơn giản là lấy tổng chi phí mặt bằng trong tháng chia cho số tiệc hoặc tổng số suất ăn thực hiện trong tháng.

Ví dụ:

Chi phí mặt bằng phân bổ trên mỗi suất = Tổng chi phí mặt bằng trong kỳ ÷ Tổng số suất ăn trong kỳ

Phương pháp này cần được điều chỉnh nếu quy mô hợp đồng chênh lệch lớn. Một tiệc 500 khách sử dụng nguồn lực bếp nhiều hơn tiệc 30 khách, vì vậy phân bổ theo số suất thường phản ánh hợp lý hơn chia đều theo số hợp đồng.

Mặt bằng do chủ cơ sở sở hữu vẫn có chi phí cơ hội, khấu hao và bảo trì. Bỏ qua khoản này có thể khiến giá bán chỉ phù hợp trong ngắn hạn và không đủ nguồn lực để sửa chữa hoặc thay thế cơ sở vật chất về sau.

Chi phí quản lý và bán hàng

Để có một hợp đồng nấu tiệc, đơn vị phải thực hiện nhiều công việc trước khi chế biến món ăn. Chi phí quản lý và bán hàng có thể gồm:

• Tư vấn và khảo sát địa điểm

• Xây dựng thực đơn

• Lập báo giá và hợp đồng

• Chăm sóc khách hàng

• Quảng cáo và tiếp thị

• Phí nền tảng hoặc hoa hồng giới thiệu

• Điện thoại, phần mềm và văn phòng phẩm

• Lương nhân viên điều phối, kế toán và quản lý

• Chi phí tiếp nhận và xử lý phản hồi

Nhóm chi phí này thường được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu hoặc theo số hợp đồng. Nếu doanh nghiệp chi nhiều cho quảng cáo để có khách nhưng không đưa chi phí thu hút khách hàng vào giá thành, hợp đồng có thể có lãi ở khâu sản xuất nhưng không tạo lợi nhuận cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Đối với hoa hồng bán hàng hoặc phí nền tảng, nên tính trực tiếp vào hợp đồng vì khoản này thường phát sinh theo phần trăm doanh thu. Chi phí quản lý chung có thể phân bổ theo kỳ.

Chi phí an toàn thực phẩm và tuân thủ

Dịch vụ nấu tiệc liên quan trực tiếp đến sức khỏe người sử dụng, vì vậy cần dành ngân sách cho việc kiểm soát vệ sinh và an toàn thực phẩm.

Các khoản có thể phát sinh gồm:

• Khám sức khỏe và đào tạo nhân viên

• Trang phục và phương tiện bảo hộ

• Vệ sinh, khử khuẩn khu vực chế biến

• Kiểm soát côn trùng

• Bảo quản mẫu thức ăn khi cần

• Kiểm tra chất lượng nguyên liệu

• Dụng cụ đo và theo dõi nhiệt độ

• Hồ sơ, thủ tục và hoạt động tuân thủ

• Xử lý thực phẩm không đạt yêu cầu

Khoản chi này không nên xem là phần có thể cắt giảm tùy ý. Khi kiểm soát kém, đơn vị có thể chịu tổn thất lớn hơn nhiều so với phần chi phí tiết kiệm được, bao gồm hủy món, bồi thường, mất uy tín và gián đoạn hoạt động.

Chi phí tuân thủ cần được phân bổ vào chi phí chung, trong khi các yêu cầu đặc biệt của từng sự kiện nên tính trực tiếp vào hợp đồng.

Chi phí hao hụt, hư hỏng và thực phẩm dư

Hao hụt không chỉ xảy ra ở khâu sơ chế. Trong quá trình vận hành, thực phẩm có thể bị hỏng do bảo quản không đúng, món ăn bị đổ trong lúc vận chuyển, số lượng khách thực tế thấp hơn dự kiến hoặc đơn vị phải chuẩn bị lượng dự phòng.

Một mức dự phòng hợp lý giúp tránh thiếu món, nhưng chuẩn bị quá nhiều sẽ làm tăng thực phẩm dư. Vì vậy, cần phân biệt:

• Hao hụt kỹ thuật do sơ chế và chế biến

• Hao hụt bất thường do sai quy trình

• Phần dự phòng phục vụ

• Thực phẩm dư có thể tái sử dụng hợp lệ

• Thực phẩm phải loại bỏ

Không nên áp dụng một tỷ lệ hao hụt chung cho mọi món. Hải sản nguyên con, thịt có xương, rau ăn lá và thực phẩm chế biến sẵn có tỷ lệ thu hồi khác nhau. Theo dõi dữ liệu từng nhóm nguyên liệu sẽ giúp giá vốn chính xác hơn.

Đối với tiệc có số khách chưa chắc chắn, hợp đồng nên quy định thời điểm chốt số lượng, mức dao động được chấp nhận và cách tính chi phí nếu số khách thay đổi sát ngày tổ chức.

Chi phí tài chính, thuế và dòng tiền

Một hợp đồng có doanh thu cao chưa chắc tạo ra dòng tiền tốt. Đơn vị nấu tiệc thường phải thanh toán nguyên liệu, nhân công và vận chuyển trước khi nhận đủ tiền từ khách hàng.

Chi phí tài chính có thể gồm:

• Lãi vay hoặc chi phí sử dụng vốn

• Phí thanh toán và chuyển khoản

• Phí bảo lãnh hoặc đặt cọc thiết bị

• Chi phí phát sinh do khách thanh toán chậm

• Thuế và các nghĩa vụ tài chính liên quan

• Khoản tiền bị giữ lại để bảo đảm thực hiện hợp đồng

Nếu khách chỉ đặt cọc một phần nhỏ nhưng đơn vị phải chi phần lớn ngân sách trước ngày tổ chức, doanh nghiệp sẽ chịu áp lực vốn lưu động. Vì vậy, tiến độ thanh toán cần được thiết kế tương ứng với tiến độ mua hàng và chuẩn bị.

Thuế cũng phải được xác định rõ trong báo giá. Giá đã bao gồm thuế và giá chưa bao gồm thuế tạo ra kết quả doanh thu ròng khác nhau. Nếu không tách rõ, doanh nghiệp có thể nhầm phần thuế phải nộp là lợi nhuận.

Chi phí dự phòng rủi ro

Nấu tiệc chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khó kiểm soát như thời tiết, kẹt xe, mất điện, thay đổi số lượng khách, biến động giá nguyên liệu, hỏng thiết bị hoặc nhân sự vắng mặt.

Chi phí dự phòng dùng để tạo khả năng ứng phó với các tình huống này. Tùy mức độ phức tạp của sự kiện, doanh nghiệp có thể thiết lập khoản dự phòng khoảng 3–10% tổng chi phí dự kiến. Tiệc tổ chức xa, tiệc ngoài trời, sự kiện quy mô lớn hoặc thực đơn có nguyên liệu biến động mạnh thường cần mức dự phòng cao hơn.

Khoản dự phòng không phải lợi nhuận được cộng tùy ý. Nó cần gắn với những rủi ro có thể nhận diện, chẳng hạn:

• Giá nguyên liệu tăng sau thời điểm báo giá

• Phải thuê thêm xe hoặc nhân sự

• Thiết bị hỏng cần thay thế khẩn cấp

• Thời gian phục vụ kéo dài

• Phát sinh thêm bàn hoặc suất ăn

• Chi phí xử lý thời tiết bất lợi

Nếu rủi ro có thể quy định bằng điều khoản hợp đồng, nên sử dụng điều khoản thay vì đưa toàn bộ vào giá. Ví dụ, có thể quy định phụ phí khi thời gian phục vụ kéo dài hoặc số khách vượt mức đã xác nhận.

Chi phí cố định và chi phí biến đổi khác nhau như thế nào?

Việc phân loại chi phí cố định và biến đổi giúp đơn vị xác định quy mô tiệc tối thiểu có thể nhận và mức giá cần thiết để hòa vốn.

Chi phí biến đổi tăng theo số khách hoặc quy mô sự kiện, gồm nguyên liệu, nhân công thời vụ, bao bì, vận chuyển bổ sung và vật tư tiêu hao.

Chi phí cố định vẫn tồn tại ngay cả khi chưa có tiệc, gồm tiền thuê bếp, lương quản lý, khấu hao thiết bị, phần mềm, bảo hiểm và chi phí hành chính.

Một số khoản là chi phí hỗn hợp. Chẳng hạn, xe vận chuyển có khấu hao cố định nhưng nhiên liệu thay đổi theo quãng đường; nhân viên bếp có lương cơ bản nhưng có thể phát sinh tăng ca theo số lượng hợp đồng.

Khi báo giá, doanh nghiệp cần đảm bảo doanh thu không chỉ bù chi phí biến đổi mà còn đóng góp một phần hợp lý vào chi phí cố định. Nhận nhiều hợp đồng có giá chỉ vừa đủ bù nguyên liệu và nhân công có thể tạo cảm giác bận rộn nhưng vẫn khiến doanh nghiệp thua lỗ.

Cách tính tổng chi phí cho một hợp đồng nấu tiệc

Tổng chi phí vận hành có thể được xác định theo công thức:

Tổng chi phí hợp đồng = Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp phân bổ Chi phí dự phòng

Trong đó:

Chi phí trực tiếp gồm nguyên liệu, nhân công trực tiếp, vận chuyển, nhiên liệu, thiết bị thuê riêng và vật tư sử dụng cho hợp đồng.

Chi phí gián tiếp phân bổ gồm mặt bằng, lương quản lý, khấu hao tài sản, tiếp thị, phần mềm, kế toán và các khoản duy trì bộ máy.

Chi phí dự phòng phản ánh mức độ bất định của địa điểm, quy mô, thực đơn và điều kiện phục vụ.

Sau khi xác định tổng chi phí, giá bán có thể được tính theo biên lợi nhuận mục tiêu:

Giá bán trước thuế = Tổng chi phí ÷ (1 − Biên lợi nhuận mục tiêu)

Ví dụ, tổng chi phí dự kiến là 80 triệu đồng và đơn vị đặt mục tiêu biên lợi nhuận 20% trên doanh thu:

Giá bán trước thuế = 80 triệu ÷ 0,8 = 100 triệu đồng

Cần phân biệt cách tính này với việc cộng 20% vào chi phí. Nếu cộng 20% vào 80 triệu đồng, giá bán là 96 triệu đồng và lợi nhuận 16 triệu đồng chỉ tương đương 16,67% doanh thu, không phải 20%.

Ví dụ phân bổ ngân sách cho một tiệc

Giả sử một hợp đồng có doanh thu dự kiến 100 triệu đồng. Đơn vị có thể lập ngân sách tham khảo như sau:

• Nguyên liệu thực phẩm: 40 triệu đồng

• Nhân công trực tiếp: 18 triệu đồng

• Vận chuyển và hậu cần: 5 triệu đồng

• Nhiên liệu, vật tư và bao bì: 4 triệu đồng

• Thiết bị, hao hụt và bảo trì: 5 triệu đồng

• Chi phí quản lý phân bổ: 8 triệu đồng

• Dự phòng rủi ro: 4 triệu đồng

• Lợi nhuận trước thuế dự kiến: 16 triệu đồng

Cơ cấu này không phải tiêu chuẩn chung cho mọi dịch vụ. Nó chỉ minh họa cách đưa đầy đủ các khoản vào ngân sách. Nếu thực đơn cao cấp, chi phí nguyên liệu có thể tăng. Nếu địa điểm xa hoặc yêu cầu trang trí, thiết bị và phục vụ phức tạp, chi phí hậu cần và nhân công sẽ cao hơn.

Giá trị của bảng phân bổ không nằm ở tỷ lệ cố định mà ở khả năng so sánh dự toán với thực tế. Sau mỗi tiệc, đơn vị nên ghi nhận chênh lệch để điều chỉnh định mức cho những hợp đồng tiếp theo.

Những khoản chi phí thường bị bỏ sót

Nhiều đơn vị chỉ tính tiền thực phẩm, tiền công trong ngày và chi phí xe. Cách tính này dễ bỏ qua các khoản nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên.

Các khoản thường bị thiếu gồm:

• Thời gian khảo sát và tư vấn trước tiệc

• Công sơ chế từ ngày hôm trước

• Chi phí rửa và khử khuẩn dụng cụ

• Khấu hao bếp, xe và thiết bị

• Ly chén bị vỡ hoặc thất lạc

• Thực phẩm dự phòng không sử dụng

• Phí gửi xe và bốc xếp

• Suất ăn cho nhân viên

• Phụ phí làm việc ngoài giờ

• Chi phí thu hồi dụng cụ sau sự kiện

• Chi phí quảng cáo để có hợp đồng

• Thuế và phí thanh toán

• Thời gian xử lý khiếu nại sau tiệc

Mỗi khoản riêng lẻ có thể không lớn, nhưng tổng cộng có thể làm thay đổi đáng kể lợi nhuận. Vì vậy, báo giá nên dựa trên bảng dự toán chi tiết thay vì ước lượng bằng kinh nghiệm.

Cách kiểm soát chi phí mà không làm giảm chất lượng

Kiểm soát chi phí không đồng nghĩa với mua nguyên liệu rẻ nhất hoặc giảm khẩu phần. Mục tiêu đúng là giảm phần lãng phí trong khi vẫn giữ tiêu chuẩn món ăn và phục vụ.

Đơn vị nấu tiệc có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Chuẩn hóa công thức và định lượng cho từng món

• Xây dựng danh sách nhà cung cấp thay thế

• Chốt số lượng khách trước thời hạn mua hàng

• Lập phiếu xuất kho cho từng hợp đồng

• Theo dõi hao hụt thực tế theo nhóm nguyên liệu

• Phân công nhân sự theo khối lượng công việc

• Gom tuyến vận chuyển khi điều kiện cho phép

• Kiểm kê dụng cụ trước và sau tiệc

• So sánh dự toán với chi phí thực tế

• Xây dựng điều khoản cho các phát sinh ngoài phạm vi

Một hệ thống kiểm soát tốt cần trả lời được ba câu hỏi: chi phí nào đã phát sinh, vì sao phát sinh và ai chịu trách nhiệm kiểm soát. Khi dữ liệu được ghi nhận theo từng hợp đồng, doanh nghiệp có thể nhận ra món nào có biên lợi nhuận thấp, loại tiệc nào tốn nhiều nhân công và địa điểm nào thường tạo chi phí phát sinh.

Chi phí vận hành dịch vụ nấu tiệc gồm nhiều khoản liên kết với nhau, từ nguyên liệu, nhân công và vận chuyển đến thiết bị, mặt bằng, quản lý, tuân thủ và dự phòng rủi ro. Trong đó, nguyên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn nhưng không phải yếu tố duy nhất quyết định giá thành.

Muốn báo giá có lợi nhuận, đơn vị nấu tiệc cần tính chi phí theo toàn bộ vòng đời của hợp đồng: chuẩn bị trước tiệc, thực hiện tại địa điểm, thu hồi sau tiệc và phân bổ chi phí duy trì bộ máy. Mọi tỷ lệ tham khảo chỉ nên được dùng làm điểm kiểm tra ban đầu; cơ sở quan trọng nhất vẫn là định mức và dữ liệu thực tế của chính doanh nghiệp.