Cơ cấu chi phí trong mô hình kinh doanh là gì?

Theo logic của Business Model Canvas do Alexander Osterwalder và Yves Pigneur phát triển, Cost Structure không nên được hiểu đơn thuần là một danh sách các khoản phải trả. Điều quan trọng hơn là nhận diện chi phí nào quyết định tính kinh tế của mô hình, chúng thay đổi như thế nào theo quy mô hoạt động và chúng bắt nguồn từ những nguồn lực, hoạt động hoặc quan hệ đối tác nào.

Xét theo cách ứng xử của chi phí, hai nhóm nền tảng là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Bên cạnh đó, khi phân tích Cost Structure cần phân biệt hai định hướng cost-driven và value-driven, đồng thời xem xét ảnh hưởng của lợi thế kinh tế theo quy mô và lợi thế kinh tế theo phạm vi. Hai yếu tố sau không phải nhóm chi phí độc lập mà là cơ chế làm thay đổi cấu trúc và chi phí bình quân của mô hình.

Hai nhóm chi phí nền tảng: cố định và biến đổi

Cách phân loại cơ bản nhất của cơ cấu chi phí là xem một khoản chi phí thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi. Theo góc nhìn này, chi phí được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định

Chi phí cố định (fixed costs) là những khoản về cơ bản không thay đổi trong một phạm vi hoạt động nhất định, dù sản lượng hoặc số lượng khách hàng có biến động.

Ví dụ có thể gồm tiền thuê văn phòng, lương cố định của bộ phận quản lý, phí thuê phần mềm theo gói cố định hoặc khấu hao một số tài sản.

Điểm quan trọng nằm ở cách chi phí cố định tác động đến kinh tế đơn vị. Nếu tổng chi phí cố định là (F) và doanh nghiệp phục vụ (Q) đơn vị sản phẩm hoặc giao dịch, phần chi phí cố định phân bổ bình quân có thể biểu diễn là:

Chi phí cố định bình quân = F / Q

Khi (Q) tăng trong khi (F) chưa phải tăng theo, chi phí cố định bình quân trên một đơn vị giảm. Đây là lý do nhiều mô hình có chi phí cố định lớn cần đạt đủ quy mô mới có thể khai thác hiệu quả năng lực đã đầu tư.

Tuy nhiên, “cố định” không có nghĩa là bất biến mãi mãi. Khi doanh nghiệp vượt ngưỡng công suất và phải thuê thêm nhà xưởng, mua thêm máy chủ hoặc bổ sung một đội vận hành mới, chi phí cố định có thể tăng theo từng nấc.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi (variable costs) thay đổi cùng mức độ hoạt động. Doanh nghiệp sản xuất, bán hàng hoặc phục vụ nhiều hơn thì tổng chi phí thuộc nhóm này thường tăng theo.

Nguyên vật liệu, phí xử lý giao dịch, hoa hồng bán hàng theo doanh số, chi phí vận chuyển trên từng đơn hàng hoặc phí sử dụng hạ tầng tính theo lưu lượng là những ví dụ điển hình.

Nếu chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị là (v), tổng chi phí biến đổi ở mức hoạt động (Q) có thể mô tả đơn giản bằng:

Tổng chi phí biến đổi = v × Q

Vì vậy, một cách biểu diễn cơ bản của tổng chi phí là:

Tổng chi phí = Chi phí cố định Chi phí biến đổi

Trong thực tế, một khoản chi phí cũng có thể mang tính hỗn hợp. Chẳng hạn doanh nghiệp trả một khoản thuê dịch vụ cố định mỗi tháng và thêm phí khi lượng sử dụng vượt một ngưỡng. Khi xây dựng cơ cấu chi phí, phần cố định và phần biến đổi nên được tách ra nếu việc tách này ảnh hưởng đáng kể đến cách hiểu kinh tế của mô hình.

Chi phí phát sinh từ đâu trong mô hình kinh doanh?

Cost Structure không tồn tại độc lập với các thành phần khác của Business Model Canvas. Muốn hiểu cơ cấu chi phí, cần truy ngược từ cách mô hình vận hành để xác định những nguồn tạo chi phí chính.

Ba khu vực thường có quan hệ trực tiếp nhất với chi phí là Key Resources, Key Activities và Key Partnerships.

Key Resources – nguồn lực chủ chốt tạo chi phí vì doanh nghiệp phải sở hữu, xây dựng, thuê hoặc duy trì những tài sản cần thiết để thực hiện mô hình. Một doanh nghiệp sản xuất có thể phụ thuộc nhiều vào nhà máy và thiết bị; mô hình phần mềm có thể phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật, hạ tầng điện toán và tài sản trí tuệ.

Key Activities – hoạt động chủ chốt cho biết doanh nghiệp phải chi tiền để làm những việc gì. Sản xuất, phát triển sản phẩm, vận hành nền tảng, chăm sóc khách hàng hay quản lý mạng lưới phân phối đều có thể trở thành nguồn chi phí quan trọng nếu đó là hoạt động cốt lõi của mô hình.

Key Partnerships – đối tác chủ chốt tạo ra các khoản thanh toán cho bên ngoài nhưng đồng thời có thể thay thế một phần đầu tư nội bộ. Chẳng hạn doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài logistics thay vì sở hữu đội xe. Khi đó chi phí không biến mất mà chuyển từ cấu trúc sở hữu tài sản sang cấu trúc mua dịch vụ.

Mối quan hệ này cho thấy một nguyên tắc quan trọng: cơ cấu chi phí là hệ quả của các lựa chọn thiết kế mô hình kinh doanh. Thay đổi cách tạo giá trị, nguồn lực sử dụng hoặc hoạt động tự thực hiện có thể làm thay đổi cả tỷ trọng chi phí cố định lẫn chi phí biến đổi.

Vì vậy, khi phân tích Cost Structure, câu hỏi hữu ích không chỉ là “doanh nghiệp đang tốn bao nhiêu tiền?” mà còn là “yếu tố nào trong mô hình khiến khoản chi phí này phải tồn tại?”.

Cost-driven và value-driven khác nhau ở định hướng chi phí

Business Model Canvas còn phân biệt hai định hướng tổng quát là cost-driven và value-driven. Đây là cách mô hình ưu tiên thiết kế giá trị và chi phí, không phải hai nhóm chi phí giống như fixed costs và variable costs.

Mô hình cost-driven đặt trọng tâm lớn vào việc duy trì cấu trúc chi phí thấp. Doanh nghiệp thường chuẩn hóa hoạt động, tự động hóa, đơn giản hóa giá trị cung cấp hoặc tận dụng quy mô để giảm chi phí trên mỗi đơn vị.

Cơ chế ở đây là giảm những nguồn lực và hoạt động không cần thiết cho giá trị cốt lõi, qua đó làm cho mức chi phí cần thiết để phục vụ mỗi khách hàng thấp hơn.

Ngược lại, mô hình value-driven ưu tiên việc tạo ra một mức giá trị hoặc trải nghiệm cụ thể, ngay cả khi điều đó khiến chi phí cao hơn. Những nguồn lực đắt hơn, mức độ cá nhân hóa lớn hơn hoặc dịch vụ chuyên sâu hơn có thể được chấp nhận nếu chúng là một phần thiết yếu của Value Proposition.

Điều này không có nghĩa cost-driven luôn hiệu quả hơn hay value-driven luôn đắt đỏ hơn. Một cấu trúc chi phí chỉ có ý nghĩa khi được đánh giá cùng với giá trị mà mô hình tạo ra.

Doanh nghiệp cố giảm một khoản chi phí thuộc chính yếu tố khách hàng sẵn sàng trả tiền có thể làm suy yếu mô hình. Ngược lại, chi phí cao cho một hoạt động không đóng góp đáng kể vào giá trị hoặc khả năng vận hành lại là dấu hiệu cần xem xét.

Vì thế, mục tiêu của Cost Structure không phải tối thiểu hóa mọi chi phí, mà là hiểu khoản chi phí nào thực sự cần thiết cho logic tạo và phân phối giá trị của doanh nghiệp.

Quy mô và phạm vi làm thay đổi chi phí như thế nào?

Hai cơ chế thường được xem xét khi phân tích Cost Structure là economies of scale và economies of scope.

Lợi thế kinh tế theo quy mô (economies of scale) xuất hiện khi mức hoạt động tăng làm chi phí bình quân trên một đơn vị giảm.

Một nguyên nhân phổ biến là chi phí cố định được phân bổ cho nhiều đơn vị hơn. Nếu một hệ thống có chi phí cố định (F), việc tăng (Q) sẽ làm (F/Q) giảm cho đến khi mô hình phải bổ sung công suất mới.

Quy mô cũng có thể cải thiện vị thế mua hàng, mức sử dụng tài sản hoặc khả năng tự động hóa. Tuy nhiên, lợi thế theo quy mô không phải quy luật vô hạn. Khi hệ thống trở nên quá phức tạp, chi phí điều phối, quản lý hoặc bổ sung công suất có thể tăng và làm mất một phần lợi thế ban đầu.

Lợi thế kinh tế theo phạm vi (economies of scope) xuất hiện khi nhiều sản phẩm, phân khúc hoặc hoạt động cùng sử dụng một nguồn lực chung hiệu quả hơn so với việc duy trì các hệ thống hoàn toàn tách biệt.

Ví dụ, nhiều dòng sản phẩm có thể dùng chung mạng lưới phân phối, thương hiệu, đội ngũ bán hàng hoặc nền tảng công nghệ. Khi nguồn lực dùng chung thực sự thay thế được nguồn lực riêng, tổng chi phí để vận hành các hoạt động kết hợp có thể thấp hơn.

Tuy vậy, dùng chung không tự động tạo ra lợi thế. Nếu việc chia sẻ nguồn lực gây thêm phức tạp, xung đột ưu tiên hoặc chi phí điều phối, lợi ích kinh tế theo phạm vi có thể bị giảm.

Do đó, economies of scale và economies of scope nên được hiểu là cơ chế ảnh hưởng đến chi phí, không phải các khoản chi phí nằm song song với tiền lương, nguyên vật liệu hay phí vận hành.

Cách xác định cơ cấu chi phí cho một mô hình kinh doanh

Một Cost Structure hữu ích nên bắt đầu từ logic vận hành của mô hình thay vì từ danh sách tài khoản kế toán. Có thể thực hiện theo trình tự sau:

1.    Xác định nguồn lực chủ chốt

2.    Liệt kê các Key Resources mà mô hình bắt buộc phải có để tạo và cung cấp giá trị

3.    Xác định hoạt động chủ chốt

4.    Làm rõ những Key Activities tạo ra phần lớn nhu cầu về nhân sự, tài sản, công nghệ hoặc dịch vụ bên ngoài

5.    Xác định chi phí từ đối tác

6.    Kiểm tra các Key Partnerships và những khoản doanh nghiệp phải trả để thuê ngoài, mua đầu vào hoặc sử dụng năng lực của đối tác

7.    Phân loại theo cách ứng xử của chi phí

8.    Xác định khoản nào chủ yếu là cố định, khoản nào biến đổi theo mức hoạt động và khoản nào có cả hai thành phần

9.    Xác định các chi phí chi phối mô hình

10.  Ưu tiên những khoản có tỷ trọng hoặc ảnh hưởng lớn đến khả năng vận hành thay vì cố đưa mọi khoản nhỏ vào Canvas

11.  Kiểm tra ảnh hưởng của quy mô và phạm vi

12.  Đánh giá chi phí bình quân thay đổi ra sao khi sản lượng tăng hoặc khi nhiều hoạt động cùng sử dụng một nguồn lực

Ví dụ, với một nền tảng phần mềm, đội ngũ phát triển sản phẩm có thể tạo ra phần chi phí tương đối cố định trong một giai đoạn, trong khi phí điện toán dựa trên mức sử dụng có thể biến đổi theo lưu lượng. Nếu lượng khách hàng tăng mà hệ thống vẫn hoạt động trong công suất hiện có, chi phí cố định bình quân trên mỗi khách hàng có thể giảm. Khi phải mở rộng hạ tầng hoặc bổ sung đội vận hành, cấu trúc đó lại thay đổi.

Cách tiếp cận này giúp Cost Structure phản ánh cơ chế kinh tế của mô hình thay vì chỉ sao chép một bảng chi phí.

Những nhầm lẫn thường gặp khi đọc ô Cost Structure

Nhầm lẫn đầu tiên là coi Cost Structure và bảng chi phí kế toán là một. Hai công cụ có thể sử dụng cùng dữ liệu, nhưng mục đích khác nhau. Business Model Canvas tập trung vào những chi phí quan trọng đối với logic vận hành của mô hình, trong khi hệ thống kế toán cần ghi nhận và phân loại giao dịch theo yêu cầu quản trị và báo cáo.

Nhầm lẫn thứ hai là xem mọi khoản chi càng thấp càng tốt. Trong mô hình kinh doanh, một khoản chi có thể cao nhưng vẫn hợp lý nếu nó trực tiếp bảo vệ Value Proposition mà khách hàng coi trọng. Điều cần đánh giá là quan hệ giữa chi phí và vai trò của nó trong mô hình.

Nhầm lẫn thứ ba là coi cost-driven, value-driven, economies of scale và economies of scope như bốn nhóm chi phí. Cách hiểu này làm lẫn giữa ba cấp độ phân tích:

·         Fixed costs và variable costs mô tả cách chi phí ứng xử khi mức hoạt động thay đổi

·         Cost-driven và value-driven mô tả định hướng thiết kế mô hình

·         Economies of scale và economies of scope mô tả cơ chế khiến chi phí thay đổi khi quy mô hoặc phạm vi hoạt động thay đổi

Nhầm lẫn cuối cùng là xây dựng Cost Structure trước rồi mới xem xét các khối khác của Canvas. Trên thực tế, cơ cấu chi phí nên được đọc như hệ quả của việc doanh nghiệp lựa chọn nguồn lực nào, thực hiện hoạt động nào, sử dụng đối tác ra sao và cam kết tạo loại giá trị nào cho khách hàng.

Cơ cấu chi phí trong mô hình kinh doanh là tập hợp những chi phí quan trọng cần thiết để mô hình tạo và cung cấp giá trị. Nếu phân loại theo cách ứng xử, hai nhóm nền tảng là chi phí cố định và chi phí biến đổi; trong thực tế có thể xuất hiện khoản chi hỗn hợp. Khi phân tích sâu hơn, doanh nghiệp cần xem thêm định hướng cost-driven hoặc value-driven và tác động của economies of scale, economies of scope. Hiểu đúng những lớp này giúp Cost Structure thể hiện được bản chất kinh tế của mô hình thay vì chỉ trở thành một danh sách các khoản phải chi.