Mức độ trưởng thành số là gì và phản ánh điều gì?

Các mô hình trưởng thành số trên thế giới không sử dụng một thang đo duy nhất. Chẳng hạn, OECD mô tả maturity model là cách phân loại năng lực và hiệu quả theo các mức trưởng thành tăng dần; McKinsey đánh giá digital maturity qua nhiều nhóm thực hành như chiến lược, tổ chức và nhân tài, công nghệ, dữ liệu, văn hóa và khả năng mở rộng; World Economic Forum cũng sử dụng các tiêu chí liên quan đến quản trị, tổ chức, quy trình, con người và công nghệ.

Vì vậy, mức độ trưởng thành số không đơn giản là “có công nghệ hay chưa”, mà là tổ chức đã biến công nghệ và dữ liệu thành năng lực vận hành có hệ thống đến đâu.

Mức độ trưởng thành số được hình thành từ những yếu tố nào?

Có thể nhìn mức độ trưởng thành số qua một số nhóm năng lực chính.

Công nghệ và hạ tầng số

Đây là nền tảng để tổ chức triển khai các hoạt động số. Các yếu tố thường được xem xét gồm hệ thống ứng dụng, hạ tầng, khả năng kết nối, kiến trúc công nghệ, bảo mật và khả năng tích hợp.

Một tổ chức có nhiều công cụ nhưng các hệ thống tách biệt, khó trao đổi dữ liệu hoặc phụ thuộc nhiều vào xử lý thủ công chưa chắc đã có mức trưởng thành số cao.

Dữ liệu và năng lực phân tích

Dữ liệu trở thành yếu tố quan trọng khi tổ chức không chỉ lưu trữ mà còn có khả năng đưa dữ liệu vào quy trình và quyết định.

Mức trưởng thành cao hơn thường thể hiện ở khả năng dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối giữa các bộ phận, có chất lượng phù hợp và được sử dụng để tạo insight hoặc hỗ trợ quyết định. McKinsey gọi một nhóm năng lực quan trọng là “data mastery”, trong đó dữ liệu và phân tích được đưa vào các quy trình để tạo hiệu quả và cơ hội kinh doanh.

Quy trình và vận hành số

Công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi được đưa vào hoạt động thực tế.

Do đó, mức độ trưởng thành số còn phản ánh mức độ quy trình được số hóa, tự động hóa, tích hợp và có khả năng vận hành dựa trên dữ liệu. Một quy trình được chuyển từ giấy sang phần mềm nhưng vẫn phải nhập liệu thủ công nhiều lần có thể mới chỉ đạt mức số hóa cơ bản, chưa phải một quy trình số trưởng thành.

Con người, tổ chức và văn hóa

Chuyển đổi số không chỉ là dự án của bộ phận công nghệ. Năng lực số của nhân viên, vai trò của lãnh đạo, cách tổ chức phối hợp và mức độ sẵn sàng thay đổi cũng ảnh hưởng trực tiếp đến trưởng thành số.

Các nghiên cứu về digital maturity của McKinsey và Deloitte đều cho thấy những tổ chức trưởng thành hơn thường kết hợp năng lực công nghệ với các yếu tố tổ chức, lãnh đạo, văn hóa và nhân tài thay vì chỉ đầu tư vào công nghệ.

Mức độ trưởng thành số thường phát triển theo quá trình nào?

Không có một thang cấp độ duy nhất áp dụng cho mọi tổ chức. Tuy nhiên, quá trình trưởng thành thường có thể được hiểu theo hướng từ rời rạc → số hóa nền tảng → tích hợp → tối ưu → thích ứng và mở rộng.

Ở giai đoạn đầu, hoạt động có thể vẫn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ, thao tác thủ công và dữ liệu phân tán. OECD mô tả các doanh nghiệp ở mức thấp thường thiếu năng lực số và phụ thuộc nhiều vào hồ sơ giấy hoặc vận hành thủ công; ở các mức cao hơn, dữ liệu và quy trình bắt đầu được số hóa, tự động hóa và tích hợp sâu hơn.

Khi trưởng thành hơn, tổ chức không chỉ triển khai từng công cụ riêng lẻ mà bắt đầu kết nối dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận. Ở mức cao hơn nữa, công nghệ và dữ liệu trở thành một phần của cách tổ chức vận hành, ra quyết định và phát triển năng lực mới.

Điểm quan trọng là trưởng thành số là một quá trình phát triển năng lực, không phải một cuộc đua sở hữu công nghệ mới nhất.

Vì sao có nhiều công nghệ nhưng mức độ trưởng thành số vẫn thấp?

Một trong những hiểu lầm phổ biến là đánh đồng số lượng công nghệ với mức độ trưởng thành số.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng ERP, CRM, cloud, AI hoặc nhiều nền tảng khác nhưng vẫn gặp tình trạng:

·         Dữ liệu nằm trong các hệ thống riêng biệt

·         Các phòng ban sử dụng quy trình số khác nhau

·         Nhân viên vẫn phải nhập cùng một dữ liệu nhiều lần

·         Quyết định quan trọng vẫn dựa chủ yếu vào kinh nghiệm thay vì dữ liệu

·         Hệ thống khó tích hợp khi mở rộng

·         Các sáng kiến số tồn tại riêng lẻ và không gắn với mục tiêu kinh doanh

Trong trường hợp đó, công nghệ đã được đầu tư nhưng năng lực số chưa được tích hợp thành năng lực vận hành thống nhất.

Deloitte cũng phân biệt digital capability với việc đơn thuần sở hữu công nghệ: năng lực số bao gồm khả năng triển khai và mở rộng công nghệ một cách hiệu quả, cùng với nền tảng công nghệ có khả năng mở rộng, lớp dữ liệu và các quy trình hỗ trợ.

Mức độ trưởng thành số phản ánh điều gì về tổ chức?

Mức độ trưởng thành số trước hết phản ánh khả năng biến nguồn lực số thành năng lực thực tế.

Có thể nhìn qua bốn câu hỏi:

Tổ chức có công nghệ phù hợp không?

Không chỉ xem có phần mềm hay nền tảng nào, mà xem chúng có đáp ứng nhu cầu vận hành và có thể tích hợp hay không.

Tổ chức có dữ liệu đủ tốt để sử dụng không?

Dữ liệu phải có khả năng được thu thập, quản trị, kết nối và đưa vào quyết định.

Tổ chức có vận hành được bằng năng lực số không?

Số hóa phải đi vào quy trình, thay vì chỉ tạo thêm một lớp công cụ bên ngoài quy trình cũ.

Tổ chức có thể mở rộng và thích ứng không?

Đây là khác biệt quan trọng giữa một sáng kiến số đơn lẻ và năng lực số trưởng thành. Các mô hình của McKinsey nhấn mạnh khả năng áp dụng và mở rộng năng lực số trên nhiều chức năng của tổ chức.

Có thể đánh giá mức độ trưởng thành số bằng một con số duy nhất không?

Không nên mặc định như vậy.

Các maturity model thường chia tổ chức thành nhiều mức dựa trên tập hợp năng lực và đặc điểm vận hành. OECD lưu ý rằng maturity model chủ yếu mô tả năng lực, quy trình và kết quả theo các mức tăng dần, thay vì chỉ dựa vào một nhóm chỉ số đơn lẻ.

Một tổ chức vì thế có thể:

·         Mạnh về công nghệ nhưng yếu về dữ liệu

·         Mạnh về dữ liệu nhưng quy trình chưa tích hợp

·         Có chiến lược số tốt nhưng năng lực nhân sự chưa đáp ứng

·         Có nhiều use case thành công nhưng chưa thể mở rộng trên toàn tổ chức

Do đó, một đánh giá trưởng thành số có giá trị cần chỉ ra tổ chức đang ở đâu trên từng năng lực, không chỉ đưa ra một điểm tổng hợp.

Mức độ trưởng thành số có ý nghĩa thực tế như thế nào?

Giá trị lớn nhất của việc đánh giá trưởng thành số là giúp tổ chức xác định khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và năng lực số cần có.

Thay vì đặt câu hỏi “Nên triển khai công nghệ gì?”, tổ chức có thể chuyển sang các câu hỏi có giá trị hơn:

·         Năng lực số nào đang thiếu?

·         Điểm nghẽn nằm ở công nghệ, dữ liệu hay quy trình?

·         Bộ phận nào đang vận hành rời rạc?

·         Dữ liệu nào chưa thể hỗ trợ quyết định?

·         Sáng kiến số nào có thể mở rộng?

·         Năng lực nào cần được củng cố trước khi đầu tư thêm công nghệ?

Theo cách này, mức độ trưởng thành số trở thành công cụ để chẩn đoán năng lực và xác định ưu tiên chuyển đổi, thay vì chỉ dùng để xếp hạng.

Tóm lại, mức độ trưởng thành số phản ánh mức độ một tổ chức đã biến công nghệ, dữ liệu và các năng lực tổ chức thành một hệ thống vận hành số có khả năng tạo giá trị và mở rộng. Công nghệ là một thành phần quan trọng, nhưng mức trưởng thành cao đòi hỏi sự kết hợp giữa công nghệ, dữ liệu, quy trình, con người, quản trị và khả năng thích ứng. Các mô hình trưởng thành khác nhau có thể sử dụng số chiều và thang điểm khác nhau, vì vậy không nên hiểu “mức độ trưởng thành số” như một tiêu chuẩn điểm số duy nhất áp dụng cho mọi tổ chức.