Phân biệt chuyển đổi số và số hóa

Nói ngắn gọn, số hóa thường trả lời câu hỏi “làm thế nào để đưa cái đang có sang môi trường số?”, còn chuyển đổi số trả lời “có thể tổ chức lại cách làm như thế nào nhờ công nghệ số?”

Số hóa là bước nền tảng, còn chuyển đổi số là quá trình thay đổi ở cấp độ rộng hơn. Vì vậy, một tổ chức có thể thực hiện nhiều hoạt động số hóa nhưng chưa chắc đã chuyển đổi số.

Số hóa là gì và thay đổi điều gì?

Số hóa có thể hiểu là quá trình chuyển thông tin, tài liệu hoặc dữ liệu từ dạng vật lý hoặc analog sang dạng kỹ thuật số để có thể lưu trữ, xử lý và truy cập bằng hệ thống máy tính.

Ví dụ, doanh nghiệp quét hợp đồng giấy thành tệp PDF, nhập hồ sơ khách hàng từ biểu mẫu giấy vào cơ sở dữ liệu hoặc chuyển bảng chấm công thủ công sang phần mềm. Trong những trường hợp này, đối tượng thông tin được thay đổi từ dạng vật lý hoặc thủ công sang dạng số, nhưng mục đích và quy trình nền tảng có thể vẫn gần như giữ nguyên.

Điểm quan trọng là số hóa không nhất thiết yêu cầu tổ chức phải thiết kế lại mô hình vận hành. Nếu trước đây nhân viên lưu hồ sơ trong tủ giấy, sau số hóa họ có thể lưu cùng loại hồ sơ trên máy chủ hoặc hệ thống quản lý tài liệu. Cách lưu trữ thay đổi, nhưng nhu cầu nghiệp vụ vẫn là quản lý hồ sơ.

Vì vậy, giá trị chính của số hóa thường nằm ở:

·         Giảm phụ thuộc vào tài liệu vật lý

·         Tăng khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu

·         Giúp dữ liệu có thể được xử lý bằng hệ thống số

·         Tạo nền tảng cho tự động hóa và các bước chuyển đổi tiếp theo

Số hóa vì thế thường là một thành phần hoặc bước đầu vào của quá trình chuyển đổi số, chứ không đồng nhất với toàn bộ quá trình chuyển đổi.

Chuyển đổi số là gì và thay đổi điều gì?

Chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn số hóa. Đây là quá trình sử dụng công nghệ và dữ liệu số để thay đổi đáng kể cách một tổ chức vận hành, tương tác với khách hàng, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ và đưa ra quyết định.

Điểm khác biệt nằm ở đối tượng của sự thay đổi. Nếu số hóa chủ yếu thay đổi dạng tồn tại của thông tin hoặc cách thực hiện một hoạt động hiện có, chuyển đổi số có thể thay đổi cả quy trình, vai trò, phương thức cung cấp dịch vụ và mô hình tạo giá trị.

Chẳng hạn, một ngân hàng quét hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử mới chỉ là số hóa. Nhưng nếu ngân hàng thiết kế quy trình mở tài khoản trực tuyến, xác thực khách hàng từ xa, tự động đánh giá hồ sơ và cung cấp dịch vụ qua nền tảng số thì đây đã là một thay đổi ở cấp độ vận hành.

Cơ chế thay đổi có thể hình dung như sau:

Dữ liệu được số hóa → dữ liệu được kết nối → quy trình được tái thiết kế → hoạt động được tự động hóa hoặc ra quyết định dựa trên dữ liệu → cách cung cấp giá trị thay đổi

Do đó, chuyển đổi số không chỉ hỏi công nghệ nào được đưa vào mà còn phải xem công nghệ đó làm thay đổi hoạt động và kết quả của tổ chức như thế nào.

Chuyển đổi số và số hóa khác nhau ở những điểm nào?

Có thể phân biệt hai khái niệm theo bốn tiêu chí chính:

Một cách kiểm tra đơn giản là nhìn vào câu hỏi trước và sau khi áp dụng công nghệ.

Nếu câu hỏi là “Làm sao chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử?”, vấn đề chủ yếu thuộc về số hóa.

Nếu câu hỏi là “Tại sao khách hàng vẫn phải nộp hồ sơ theo cách này và có thể thiết kế lại toàn bộ quy trình bằng dữ liệu số hay không?”, đó là tư duy gần với chuyển đổi số.

Mối quan hệ giữa số hóa, số hóa quy trình và chuyển đổi số

Ba khái niệm thường bị trộn lẫn vì chúng nằm trên cùng một chuỗi phát triển.

Có thể hình dung theo trình tự:

Số hóa dữ liệu → Số hóa quy trình → Chuyển đổi số

Ở bước đầu, thông tin được đưa vào dạng kỹ thuật số. Ví dụ, hồ sơ giấy được chuyển thành dữ liệu điện tử.

Ở bước tiếp theo, quy trình được thực hiện thông qua hệ thống số. Ví dụ, thay vì luân chuyển phiếu giấy giữa các phòng ban, nhân viên xử lý yêu cầu trên một hệ thống quản lý công việc.

Đến bước chuyển đổi số, tổ chức có thể đặt lại câu hỏi về chính quy trình đó: công đoạn nào còn cần con người, dữ liệu nào có thể được dùng để tự động quyết định, khách hàng có cần tương tác trực tiếp hay không và dịch vụ có thể được thiết kế lại như thế nào.

Vì vậy, không phải cứ có phần mềm là đã chuyển đổi số. Một phần mềm chỉ thực sự đóng góp vào chuyển đổi số khi nó giúp thay đổi cách thức vận hành hoặc tạo giá trị, thay vì đơn thuần thay thế giấy tờ bằng màn hình điện tử.

Vì sao dễ nhầm chuyển đổi số với số hóa?

Sự nhầm lẫn thường xuất hiện khi đánh giá quá trình chuyển đổi dựa trên công nghệ được triển khai thay vì thay đổi xảy ra sau khi công nghệ được triển khai.

Ví dụ, một doanh nghiệp triển khai hệ thống quản lý văn bản. Nếu hệ thống chỉ thay thế hồ sơ giấy bằng tệp điện tử nhưng quy trình phê duyệt, số lượng bước và cách ra quyết định vẫn không thay đổi, hoạt động đó chủ yếu mang tính số hóa.

Ngược lại, nếu dữ liệu trên hệ thống được kết nối giữa các bộ phận, quy trình phê duyệt được thiết kế lại, một số bước được tự động hóa và người quản lý sử dụng dữ liệu thời gian thực để ra quyết định thì phạm vi thay đổi đã tiến gần hơn đến chuyển đổi số.

Một hiểu nhầm khác là cho rằng chuyển đổi số càng nhiều công nghệ thì càng sâu. Thực tế, số lượng công cụ không phải thước đo đầy đủ. Một tổ chức có thể triển khai nhiều phần mềm nhưng vẫn duy trì những quy trình cũ, dữ liệu phân mảnh và cách ra quyết định thủ công. Khi đó, công nghệ tăng lên nhưng mức chuyển đổi chưa tương xứng.

Khi nào một hoạt động được xem là số hóa, khi nào là chuyển đổi số?

Có thể sử dụng ba câu hỏi để phân biệt:

1. Có chủ yếu chuyển dữ liệu hoặc tài liệu sang dạng số không?

Nếu có, hoạt động nhiều khả năng là số hóa.

2. Quy trình nghiệp vụ có thay đổi đáng kể không?

Nếu hệ thống số làm thay đổi trình tự công việc, cách phối hợp, mức độ tự động hóa hoặc trách nhiệm giữa các bên, hoạt động đã vượt khỏi việc chuyển đổi dữ liệu đơn thuần.

3. Cách tổ chức tạo và cung cấp giá trị có thay đổi không?

Nếu công nghệ số dẫn đến sản phẩm, dịch vụ, trải nghiệm khách hàng, phương thức vận hành hoặc cách ra quyết định mới, đó là dấu hiệu rõ hơn của chuyển đổi số.

Ba câu hỏi này cũng cho thấy mối quan hệ giữa hai khái niệm: số hóa có thể tạo ra dữ liệu và nền tảng cần thiết cho chuyển đổi số, nhưng bản thân số hóa chưa tạo thành chuyển đổi số nếu cách vận hành và tạo giá trị không thay đổi.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ số hóa hay chuyển đổi số?

Trong thực tế, hai quá trình này không nhất thiết phải được lựa chọn theo kiểu “một trong hai”. Số hóa thường cung cấp dữ liệu và hạ tầng cần thiết để thực hiện những thay đổi lớn hơn.

Một lộ trình hợp lý có thể bắt đầu bằng việc xác định quy trình và dữ liệu hiện tại, sau đó số hóa những thành phần cần thiết. Khi dữ liệu đã có thể truy cập và kết nối, tổ chức mới có cơ sở để tự động hóa, phân tích dữ liệu và thiết kế lại quy trình.

Điểm cần tránh là số hóa nguyên trạng một quy trình kém hiệu quả. Nếu một quy trình có quá nhiều bước không cần thiết, việc đưa nguyên quy trình đó lên phần mềm có thể chỉ biến một quy trình thủ công thành một quy trình thủ công trên môi trường số.

Do đó, trước mỗi dự án công nghệ, tổ chức nên xác định rõ:

·         Đang muốn số hóa dữ liệu nào

·         Đang muốn giải quyết vấn đề nghiệp vụ nào

·         Công đoạn nào thực sự cần thay đổi

·         Dữ liệu sau khi số hóa sẽ được sử dụng như thế nào

·         Kết quả vận hành nào cần được cải thiện

Khi câu hỏi chuyển từ “đưa quy trình hiện tại lên phần mềm như thế nào?” sang “có thể thiết kế lại quy trình này như thế nào nhờ dữ liệu và công nghệ số?”, tư duy đã chuyển từ số hóa sang chuyển đổi số.

Số hóa và chuyển đổi số khác nhau chủ yếu ở phạm vi, mục tiêu và mức độ thay đổi. Số hóa tập trung đưa dữ liệu hoặc hoạt động từ dạng vật lý, analog hoặc thủ công sang môi trường số. Chuyển đổi số đi xa hơn khi sử dụng công nghệ và dữ liệu số để thay đổi quy trình, phương thức vận hành, trải nghiệm và cách tạo giá trị.

Vì vậy, có thể xem số hóa là nền tảng quan trọng của chuyển đổi số, nhưng không phải mọi hoạt động số hóa đều là chuyển đổi số. Ranh giới thực tế nằm ở câu hỏi: sau khi công nghệ được áp dụng, tổ chức chỉ làm cùng một việc theo cách số hay thực sự làm việc theo một cách mới?