Quy trình chuyển đổi số gồm những bước nào?

Về tổng thể, doanh nghiệp có thể triển khai theo 7 bước: đánh giá hiện trạng → xác định mục tiêu và chiến lược → xác định ưu tiên và lộ trình → thiết kế giải pháp → thí điểm → triển khai và quản trị thay đổi → đo lường và cải tiến.

1. Đánh giá hiện trạng trước khi chuyển đổi số

Bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp đang ở đâu và những điểm nào cần thay đổi. Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp dễ lựa chọn công nghệ theo xu hướng thay vì theo nhu cầu thực tế.

Việc đánh giá nên xem xét đồng thời:

·         Quy trình nghiệp vụ đang vận hành như thế nào

·         Dữ liệu đang được tạo lập, lưu trữ và khai thác ra sao

·         Hệ thống công nghệ hiện có và mức độ kết nối giữa các hệ thống

·         Năng lực số của nhân sự

·         Những điểm nghẽn về chi phí, thời gian, chất lượng hoặc khả năng kiểm soát

·         Mức độ sẵn sàng thay đổi của tổ chức

Điểm quan trọng là phân biệt vấn đề kinh doanh với giải pháp công nghệ. Ví dụ, nếu doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý đơn hàng, câu hỏi trước tiên không phải là nên mua phần mềm nào mà là công đoạn nào đang gây chậm, dữ liệu nào đang bị nhập lại và nguyên nhân nằm ở quy trình hay hệ thống.

Kết quả của bước này là một bức tranh hiện trạng đủ rõ để xác định khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

2. Xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số

Sau khi hiểu hiện trạng, doanh nghiệp cần xác định chuyển đổi số nhằm tạo ra thay đổi gì.

Mục tiêu nên gắn với kết quả kinh doanh hoặc vận hành có thể theo dõi, chẳng hạn:

·         Rút ngắn thời gian xử lý

·         Giảm chi phí vận hành

·         Tăng khả năng kiểm soát dữ liệu

·         Cải thiện trải nghiệm khách hàng

·         Tăng năng suất nhân viên

·         Tăng khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu

Từ mục tiêu đó, doanh nghiệp xác định định hướng chuyển đổi và phạm vi ưu tiên. Chiến lược cần trả lời được ba câu hỏi: Thay đổi điều gì, vì sao phải thay đổi và thay đổi theo thứ tự nào?

Đây cũng là bước giúp tránh tình trạng triển khai nhiều hệ thống riêng lẻ nhưng không tạo thành một năng lực số thống nhất.

3. Xác định ưu tiên và xây dựng lộ trình

Không phải mọi quy trình đều cần chuyển đổi cùng lúc. Doanh nghiệp nên xếp hạng các sáng kiến dựa trên mức độ tác động, tính cấp thiết, nguồn lực cần thiết và khả năng triển khai.

Có thể phân loại thành:

1.    Sáng kiến cần triển khai sớm vì tác động lớn hoặc giải quyết điểm nghẽn nghiêm trọng

2.    Sáng kiến có giá trị nhưng phụ thuộc vào dữ liệu, hệ thống hoặc năng lực khác

3.    Sáng kiến dài hạn cần chuẩn bị thêm về nguồn lực và tổ chức

Từ đó hình thành roadmap chuyển đổi số theo từng giai đoạn.

Một roadmap tốt không chỉ liệt kê dự án mà còn thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các sáng kiến. Chẳng hạn, việc xây dựng hệ thống phân tích dữ liệu có thể cần được thực hiện sau khi doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu và kết nối các nguồn dữ liệu quan trọng.

4. Thiết kế quy trình, dữ liệu và giải pháp công nghệ

Khi đã có ưu tiên, doanh nghiệp mới chuyển sang thiết kế giải pháp.

Đây là lúc xem xét:

·         Quy trình nào cần chuẩn hóa hoặc tái thiết kế

·         Dữ liệu nào cần thu thập và quản lý

·         Hệ thống nào cần tích hợp

·         Công nghệ nào phù hợp với yêu cầu

·         Phân quyền và bảo mật được thiết kế như thế nào

·         Nhân sự cần thay đổi cách làm việc ra sao

Công nghệ chỉ là một thành phần của giải pháp. Nếu doanh nghiệp đưa một quy trình thủ công, nhiều bước dư thừa lên phần mềm mà không tái thiết kế quy trình, việc số hóa có thể chỉ biến một quy trình kém hiệu quả thành một quy trình kém hiệu quả nhưng được thực hiện trên hệ thống mới.

Vì vậy, thiết kế cần đồng thời xem xét quy trình – con người – dữ liệu – công nghệ.

5. Thí điểm và kiểm chứng trước khi triển khai rộng

Thay vì triển khai ngay trên toàn doanh nghiệp, một sáng kiến có rủi ro hoặc mức độ phức tạp cao nên được thí điểm trong phạm vi kiểm soát được.

Một chương trình thí điểm cần xác định rõ:

·         Phạm vi áp dụng

·         Nhóm người dùng

·         Quy trình được kiểm chứng

·         Kết quả kỳ vọng

·         Chỉ số đo lường

·         Thời gian đánh giá

·         Điều kiện để mở rộng

Giai đoạn này giúp phát hiện các vấn đề mà thiết kế trên giấy khó nhận biết, chẳng hạn dữ liệu đầu vào chưa đủ, người dùng chưa quen quy trình hoặc hệ thống chưa đáp ứng được tình huống thực tế.

Kết quả thí điểm là cơ sở để điều chỉnh giải pháp trước khi nhân rộng, thay vì phát hiện sai sót sau khi đã triển khai trên quy mô lớn.

6. Triển khai rộng và quản trị thay đổi

Sau khi giải pháp được kiểm chứng, doanh nghiệp tiến hành triển khai theo roadmap đã xác định.

Đây thường là giai đoạn phức tạp vì chuyển đổi số làm thay đổi cách con người làm việc. Do đó, triển khai không chỉ bao gồm cài đặt hoặc đưa hệ thống vào vận hành mà còn cần:

·         Đào tạo người dùng

·         Truyền thông mục tiêu và lợi ích của thay đổi

·         Phân công trách nhiệm rõ ràng

·         Thiết lập quy trình hỗ trợ khi phát sinh vấn đề

·         Theo dõi mức độ sử dụng hệ thống

·         Điều chỉnh quy trình khi có phản hồi thực tế

Một hệ thống có thể được triển khai đúng về mặt kỹ thuật nhưng vẫn không tạo ra giá trị nếu người dùng không sử dụng hoặc doanh nghiệp không thay đổi quy trình liên quan.

Vì vậy, quản trị thay đổi cần được xem là một phần của quy trình chuyển đổi số chứ không phải công việc phát sinh sau khi triển khai công nghệ.

7. Đo lường kết quả và cải tiến liên tục

Chuyển đổi số không kết thúc khi hệ thống được đưa vào sử dụng. Doanh nghiệp cần đo xem thay đổi thực tế có đạt mục tiêu ban đầu hay không.

Các chỉ số có thể được xây dựng theo mục tiêu của từng sáng kiến, ví dụ:

·         Thời gian xử lý một quy trình

·         Chi phí trên mỗi giao dịch

·         Tỷ lệ lỗi

·         Tỷ lệ sử dụng hệ thống

·         Mức độ hoàn thành quy trình số

·         Năng suất

·         Mức độ hài lòng của khách hàng hoặc nhân viên

Khi kết quả thực tế khác mục tiêu, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân: vấn đề nằm ở công nghệ, quy trình, dữ liệu, năng lực người dùng hay cách tổ chức triển khai.

Từ đó, quy trình chuyển đổi số trở thành một vòng lặp:

Đánh giá → Thử nghiệm → Triển khai → Đo lường → Điều chỉnh → Mở rộng

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh xem chuyển đổi số là một dự án chỉ thực hiện một lần và thay vào đó xây dựng năng lực cải tiến liên tục.

Một quy trình chuyển đổi số hiệu quả vì thế không đơn thuần là lựa chọn và triển khai công nghệ. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ hiện trạng, xác định rõ mục tiêu, ưu tiên đúng sáng kiến, thiết kế lại quy trình và dữ liệu khi cần, thí điểm trước khi mở rộng, đồng thời quản trị thay đổi và đo lường kết quả. Khi các bước này được liên kết thành một lộ trình thống nhất, công nghệ mới có cơ sở để tạo ra giá trị thực tế thay vì chỉ làm tăng số lượng hệ thống trong doanh nghiệp.