Quy trình đăng ký nhãn hiệu được thực hiện thế nào?

Đối với đơn mới nộp trong năm 2026, cần đặc biệt lưu ý Luật số 131/2025/QH15 đã có hiệu lực từ ngày 01/04/2026. Luật mới rút ngắn một số thời hạn quan trọng đối với nhãn hiệu: công bố đơn trong 01 tháng kể từ ngày đơn được coi là hợp lệ, thời hạn phản đối là 03 tháng kể từ ngày công bố, còn thẩm định nội dung là 05 tháng kể từ ngày công bố. Trong một số trường hợp do Chính phủ quy định, người nộp đơn có thể yêu cầu thẩm định nội dung nhanh với thời hạn 03 tháng.

Có thể hình dung toàn bộ quy trình theo 8 bước:

1.    Xác định mẫu nhãn hiệu và phạm vi hàng hóa, dịch vụ cần bảo hộ

2.    Tra cứu các nhãn hiệu trước đó để nhận diện nguy cơ trùng hoặc tương tự

3.    Phân nhóm hàng hóa, dịch vụ theo Bảng phân loại Nice đang áp dụng

4.    Chuẩn bị tờ khai, mẫu nhãn hiệu và các tài liệu cần thiết

5.    Nộp đơn và kiểm soát chính xác ngày nộp, số đơn, chứng từ phí lệ phí

6.    Theo dõi thẩm định hình thức, việc công bố đơn và thời hạn phản đối

7.    Theo dõi thẩm định nội dung, xử lý các thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ

8.    Nộp phí lệ phí theo thông báo để được cấp và đăng bạ văn bằng

Các mốc luật định không nên được cộng cơ học để dự đoán một ngày chắc chắn nhận văn bằng. Việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ, phản đối của người thứ ba, tạm dừng thẩm định hoặc các tình huống phát sinh trong quá trình xử lý có thể làm thời gian thực tế dài hơn. Luật năm 2026 cũng cho phép tạm dừng thẩm định nội dung trong một số trường hợp nhất định liên quan đến quyền đối chứng hoặc vụ việc tại Tòa án.

Tra cứu và xác định phạm vi trước khi nộp đơn

Tra cứu nhãn hiệu là bước kiểm soát rủi ro trước khi nộp, chứ không phải một “giấy bảo đảm” rằng đơn sẽ được cấp. Danh mục tài liệu đăng ký do Cục Sở hữu trí tuệ công bố không yêu cầu phải nộp một báo cáo tra cứu trước đó; tuy nhiên, bỏ qua bước này có thể khiến người nộp đơn chỉ phát hiện xung đột sau khi đã mất thời gian và chi phí cho quá trình xử lý đơn.

Điểm quan trọng nhất là không được tra cứu nhãn hiệu tách rời khỏi hàng hóa, dịch vụ. Một dấu hiệu giống hoặc tương tự chưa tự động tạo ra xung đột trong mọi trường hợp; việc đánh giá còn gắn với hàng hóa, dịch vụ trùng hoặc tương tự. Ngược lại, chỉ kiểm tra đúng tên gọi tuyệt đối cũng chưa đủ, vì pháp luật áp dụng nguyên tắc nộp đơn đầu tiên đối với cả trường hợp các nhãn hiệu tương tự đến mức gây nhầm lẫn dùng cho hàng hóa, dịch vụ trùng hoặc tương tự.

Vì vậy, phạm vi tra cứu thực tế cần nhìn đồng thời ba lớp: dấu hiệu dự định đăng ký, nhóm hàng hóa/dịch vụ và các quyền có ngày ưu tiên hoặc ngày nộp đơn sớm hơn. Trong quá trình thẩm định, Cục Sở hữu trí tuệ cũng kiểm tra nguyên tắc nộp đơn đầu tiên và tra cứu các đơn có ngày nộp hoặc ngày ưu tiên sớm hơn để xác định xung đột.

Điều này lý giải tại sao “tra cứu không thấy nhãn hiệu giống hệt” chưa đủ để kết luận khả năng đăng ký cao. Ngoài xung đột với quyền có trước, nhãn hiệu còn phải đáp ứng các điều kiện bảo hộ khác, trong đó có khả năng phân biệt. Luật sửa đổi năm 2025, có hiệu lực từ tháng 4/2026, tiếp tục quy định cụ thể các trường hợp dấu hiệu bị coi là không có khả năng phân biệt, trong đó có những dấu hiệu nhất định chỉ nguồn gốc địa lý.

Kết quả tốt nhất của giai đoạn tra cứu vì thế không phải câu trả lời “được” hoặc “không được”, mà là một quyết định có căn cứ: giữ nguyên nhãn hiệu, điều chỉnh dấu hiệu trước khi nộp, thu hẹp hoặc cấu trúc lại danh mục hàng hóa/dịch vụ, hoặc chấp nhận một mức rủi ro đã được nhận diện.

Chuẩn bị hồ sơ và phân nhóm hàng hóa, dịch vụ

Phạm vi bảo hộ của đơn không chỉ nằm ở hình ảnh hoặc tên nhãn hiệu. Nó còn được xác định thông qua danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu. Luật cho phép một đơn yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho một nhãn hiệu dùng cho một hoặc nhiều hàng hóa, dịch vụ khác nhau.

Từ ngày 01/01/2026, Việt Nam áp dụng Bảng phân loại quốc tế hàng hóa và dịch vụ theo Thỏa ước Nice phiên bản 13-2026. Cục Sở hữu trí tuệ yêu cầu người nộp đơn phân loại phù hợp với phiên bản này; nếu không phân loại hoặc phân loại không chính xác, Cục có thể thực hiện việc phân loại và người nộp đơn phải nộp phí tương ứng.

Việc phân nhóm vì vậy không nên được xử lý như thao tác hành chính cuối cùng. Nếu danh mục quá hẹp, phạm vi xin bảo hộ có thể không bao phủ hoạt động kinh doanh thực tế. Nếu kê khai quá rộng hoặc thêm nhiều nhóm không cần thiết, chi phí tăng và hồ sơ trở nên phức tạp hơn mà chưa chắc tạo thêm giá trị bảo hộ phù hợp.

Về biểu mẫu, tại thời điểm năm 2026, Cục Sở hữu trí tuệ đã công bố bộ tờ khai theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 20/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Trong bộ mẫu hiện hành, tờ khai đăng ký nhãn hiệu là Mẫu số 04. Các mẫu cũ hết hiệu lực không nên tiếp tục được sử dụng chỉ vì còn được lưu trên một số trang hoặc tài liệu hướng dẫn trước đây.

Hồ sơ thông thường xoay quanh tờ khai đăng ký, mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa/dịch vụ và chứng từ phí, lệ phí; các trường hợp nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận hoặc nộp qua đại diện có thể cần thêm tài liệu tương ứng. Cần kiểm tra chính bộ mẫu và hướng dẫn đang có hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ thay vì sao chép một bộ hồ sơ cũ.

Chi phí cũng phụ thuộc vào số nhóm và số hàng hóa, dịch vụ trong từng nhóm. Mức cơ sở được Cục công bố gồm lệ phí nộp đơn 150.000 đồng/đơn, phí công bố 120.000 đồng/đơn, phí tra cứu phục vụ thẩm định nội dung 180.000 đồng/nhóm và phí thẩm định nội dung 550.000 đồng/nhóm; từ hàng hóa hoặc dịch vụ thứ 7 trong cùng nhóm còn phát sinh khoản phí theo từng mục.

Tuy nhiên, đây chưa phải số tiền phải trả trong mọi trường hợp tại thời điểm năm 2026. Từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026, mức lệ phí sở hữu công nghiệp nói chung được áp dụng bằng 50% mức quy định tại biểu phí cơ sở. Riêng từ 01/04/2026 đến hết 31/12/2026, nếu thực hiện dịch vụ công trên ứng dụng VNeID thì lệ phí nộp đơn đăng ký bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp và lệ phí cấp văn bằng được miễn theo Thông tư 29/2026/TT-BTC. Quy định này là miễn hoặc giảm lệ phí, không đồng nghĩa toàn bộ phí tra cứu, thẩm định và các khoản phí khác đều được miễn.

Nộp đơn và kiểm soát ngày nộp đơn

Luật hiện hành cho phép tổ chức, cá nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài thường trú tại Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam tự mình hoặc thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam thực hiện thủ tục. Cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam và chủ thể nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam phải thực hiện thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam. Đơn có thể được nộp ở dạng giấy hoặc dạng điện tử theo hệ thống nộp đơn điện tử.

Điểm cần kiểm soát ngay sau khi nộp là ngày nộp đơn. Theo Điều 108 sau sửa đổi, ngày nộp đơn là ngày đơn được cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, nếu đáp ứng điều kiện tiếp nhận theo quy định.

Mốc này có ý nghĩa thực chất do nguyên tắc nộp đơn đầu tiên. Khi nhiều người nộp các nhãn hiệu trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn cho hàng hóa, dịch vụ trùng hoặc tương tự, văn bằng chỉ có thể được cấp cho đơn hợp lệ có ngày ưu tiên hoặc ngày nộp đơn sớm nhất trong số các đơn đáp ứng điều kiện.

Vì thế, chiến lược hợp lý không phải “nộp càng nhanh càng tốt” bất kể chất lượng hồ sơ, cũng không phải tra cứu quá lâu rồi mới quyết định nộp. Người nộp đơn cần hoàn thành đủ việc xác định mẫu nhãn hiệu, phạm vi hàng hóa/dịch vụ và kiểm tra rủi ro cần thiết, sau đó nộp khi hồ sơ đã đủ ổn định để bảo toàn một ngày nộp sớm.

Sau khi nộp, nên lưu nhất quán số đơn, ngày nộp, mẫu nhãn hiệu chính xác đã nộp, danh mục hàng hóa/dịch vụ, thông tin người nộp đơn và chứng từ thanh toán. Những dữ liệu này là “hồ sơ gốc” để đối chiếu với mọi thông báo hoặc yêu cầu sửa đổi về sau. Đặc biệt, việc sửa đổi nội dung đơn không được tùy ý mở rộng phạm vi bảo hộ đã được bộc lộ trong hồ sơ ban đầu. Cục Sở hữu trí tuệ nêu rõ nguyên tắc này trong hướng dẫn thủ tục sửa đổi đơn.

Theo dõi thẩm định hình thức, công bố và phản đối

Sau khi tiếp nhận, đơn được kiểm tra về hình thức. Cục Sở hữu trí tuệ hiện công bố thời hạn thẩm định hình thức đối với đơn nhãn hiệu là 01 tháng.

Từ ngày 01/04/2026, cơ chế đối với đơn hợp lệ về hình thức đã được Luật sửa đổi mô tả theo hướng trực tiếp hơn: đơn không thuộc trường hợp không hợp lệ được coi là hợp lệ về hình thức và được chuyển để công bố; ngày đơn được chuyển để công bố chính là ngày đơn được coi là hợp lệ về hình thức. Đối với nhãn hiệu, thông tin đơn còn được công khai ngay sau khi tiếp nhận.

Đây là lý do người nộp đơn không nên chỉ dựa vào quy trình cũ với tâm lý chờ một mốc “chấp nhận đơn hợp lệ” rồi mới bắt đầu theo dõi. Trạng thái chuyển công bố và ngày đơn được coi là hợp lệ đã trở thành dữ liệu quan trọng để tính các mốc tiếp theo.

Đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ được công bố trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày được coi là hợp lệ. Sau khi đơn được công bố, bất kỳ người thứ ba nào cũng có quyền phản đối việc cấp văn bằng trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công bố.

Mốc 03 tháng này cần được theo dõi cả ở góc độ người nộp đơn lẫn chủ sở hữu nhãn hiệu có trước. Với người nộp đơn, phản đối của bên thứ ba có thể tạo thêm một nhánh xử lý cần giải trình hoặc cung cấp căn cứ. Với chủ quyền có trước, đây là cửa sổ thủ tục để chủ động phản đối một đơn mới có khả năng ảnh hưởng đến quyền của mình.

Một điểm dễ gây nhầm trong năm 2026 là một số trang hướng dẫn thủ tục cũ của Cục vẫn còn hiển thị thời hạn công bố 02 tháng và thẩm định nội dung 09 tháng. Đối với các trường hợp thuộc quy định mới, phải ưu tiên Luật 131/2025/QH15 và hướng dẫn cập nhật của Cục: Luật có hiệu lực từ 01/04/2026; thời hạn phản đối và thẩm định nội dung mới áp dụng đối với đơn được công bố kể từ ngày này.

Theo dõi thẩm định nội dung và xử lý thông báo

Thẩm định nội dung là giai đoạn quyết định nhãn hiệu có đáp ứng các điều kiện để được cấp văn bằng hay không. Với đơn nhãn hiệu thuộc chế độ thời hạn mới, Luật quy định thời hạn thẩm định nội dung là 05 tháng kể từ ngày công bố đơn. Trong những trường hợp được Chính phủ quy định, người nộp đơn có thể yêu cầu thẩm định nhanh và thời hạn thực hiện là 03 tháng tính từ mốc luật định tương ứng.

Ở giai đoạn này, việc đánh giá không chỉ là tìm xem có một nhãn hiệu “giống y hệt” hay không. Cơ quan thẩm định đánh giá từng thành phần của nhãn hiệu đối với từng hàng hóa, dịch vụ trong danh mục và kiểm tra các điều kiện bảo hộ. Trước khi đi đến dự định cấp, Cục còn kiểm tra nguyên tắc nộp đơn đầu tiên bằng cách tra cứu các đơn có ngày nộp hoặc ngày ưu tiên sớm hơn.

Cơ chế đó giải thích giới hạn của việc tra cứu trước khi nộp. Tra cứu giúp giảm rủi ro và cải thiện quyết định, nhưng kết quả tra cứu của người nộp đơn không thay thế kết luận thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

Nếu Cục phát hành thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, giải trình hoặc nêu dự định từ chối, việc quan trọng nhất là xác định chính xác căn cứ mà thông báo đang đặt ra và thời hạn phản hồi ghi trong thông báo. Phản hồi không nên dừng ở việc khẳng định “hai nhãn hiệu khác nhau”, mà phải xử lý đúng vấn đề thẩm định: cấu trúc và khả năng phân biệt của dấu hiệu, mức độ tương tự, quan hệ giữa hàng hóa/dịch vụ, quyền có trước, hoặc nội dung khác được cơ quan thẩm định nêu.

Cũng cần phân biệt thời hạn thẩm định theo luật với thời gian thực tế từ ngày nộp đến ngày có văn bằng. Một hồ sơ cần sửa đổi, có phản đối, phát sinh yêu cầu tạm dừng hoặc phải xử lý các vấn đề pháp lý khác sẽ không vận hành giống một hồ sơ không phát sinh vướng mắc. Luật năm 2026 còn quy định một số tình huống thẩm định nội dung có thể tạm dừng, chẳng hạn khi chờ kết quả giải quyết yêu cầu liên quan đến văn bằng đối chứng hoặc chờ phán quyết của Tòa án trong trường hợp luật định.

Do đó, theo dõi đơn hiệu quả không phải chỉ kiểm tra “đã bao nhiêu tháng”, mà là biết đơn đang ở giai đoạn nào, mốc pháp lý tiếp theo được tính từ ngày nào, có thông báo nào cần phản hồi và phản hồi đó có làm thay đổi phạm vi hồ sơ ban đầu hay không.

Nhận văn bằng và quản lý các mốc sau nộp

Khi đơn không thuộc trường hợp bị từ chối và người nộp đơn đã nộp đủ phí, lệ phí theo quy định, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp ra quyết định cấp văn bằng và ghi nhận quyền vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.

Ở giai đoạn này, người nộp đơn cần đọc kỹ thông báo dự định cấp hoặc yêu cầu thanh toán để nộp đúng khoản tiền, đúng nội dung và đúng thời hạn. Trong năm 2026 còn phải đối chiếu chính sách phí, lệ phí đang có hiệu lực: mức lệ phí sở hữu công nghiệp được giảm 50% đến hết 31/12/2026; nếu thủ tục thuộc phạm vi thực hiện trên VNeID thì lệ phí cấp văn bằng cũng được miễn trong giai đoạn 01/04–31/12/2026 theo Thông tư 29/2026/TT-BTC.

Việc nhận giấy chứng nhận không làm mất ý nghĩa của ngày nộp đơn. Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực từ ngày cấp đến hết 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm.

Bởi vậy, một hồ sơ đăng ký nên được quản lý như một chuỗi dữ liệu xuyên suốt chứ không phải một giao dịch nộp đơn một lần. Ít nhất phải có khả năng truy lại mẫu nhãn hiệu đã nộp, chủ đơn, số và ngày nộp đơn, danh mục hàng hóa/dịch vụ, ngày công bố, các thông báo đã nhận, tài liệu phản hồi, khoản phí đã nộp, quyết định cấp và ngày hết hạn của văn bằng.

Cách quản lý này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều nhãn hiệu hoặc nhiều nhóm hàng hóa, dịch vụ. Nó giúp tránh ba sai sót phổ biến: bỏ lỡ thông báo trong quá trình thẩm định, phản hồi trên một phiên bản hồ sơ không còn chính xác và quên mốc gia hạn sau khi văn bằng đã được cấp.

Đăng ký nhãn hiệu vì thế nên được nhìn như một quá trình kiểm soát rủi ro và kiểm soát mốc thủ tục. Tra cứu giúp nhận diện trở ngại trước khi nộp; phân nhóm xác định phạm vi xin bảo hộ; ngày nộp đơn tác động trực tiếp đến vị trí của người nộp theo nguyên tắc nộp đơn đầu tiên; còn việc theo dõi công bố, phản đối, thẩm định và thông báo quyết định khả năng hồ sơ được xử lý liên tục đến giai đoạn cấp văn bằng.

Với hồ sơ mới trong năm 2026, điểm quan trọng nhất là sử dụng đúng biểu mẫu và Bảng phân loại Nice hiện hành, đồng thời áp dụng các mốc mới từ ngày 01/04/2026 thay cho các hướng dẫn cũ còn ghi thời hạn 02 tháng công bố hoặc 09 tháng thẩm định nội dung. Khi các yếu tố này được kiểm soát ngay từ đầu, quá trình đăng ký nhãn hiệu trở nên rõ ràng hơn: biết đang bảo hộ cái gì, vì sao chọn phạm vi đó, hồ sơ đang ở bước nào và việc gì phải thực hiện tiếp theo.