Chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện trong trường hợp nào?

Điểm quan trọng là phải tách ba vấn đề: căn cứ nào làm hợp đồng chấm dứt, trình tự chấm dứt có đúng luật hay không và sau khi chấm dứt mỗi bên còn phải thực hiện nghĩa vụ gì. Hai trường hợp cùng có kết quả là người lao động nghỉ việc nhưng quyền được trợ cấp, nghĩa vụ báo trước hoặc trách nhiệm bồi thường có thể hoàn toàn khác nhau.

Vì vậy, khi đánh giá một trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, không nên chỉ hỏi “người lao động nghỉ ngày nào” mà phải xác định nguyên nhân chấm dứt, chủ thể thực hiện, nghĩa vụ báo trước, các giới hạn pháp luật và quyền lợi phải giải quyết sau ngày làm việc cuối cùng.

Chấm dứt hợp đồng lao động được hiểu như thế nào?

Hợp đồng lao động là thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động cũng như quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Khi hợp đồng chấm dứt, nghĩa vụ tiếp tục bố trí công việc và thực hiện công việc theo hợp đồng về nguyên tắc không còn, nhưng nhiều quyền và nghĩa vụ phát sinh từ thời gian đã làm việc vẫn phải được giải quyết sau đó.

Do đó, “chấm dứt hợp đồng” không đồng nghĩa với “mọi nghĩa vụ giữa hai bên kết thúc ngay lập tức”. Sau thời điểm chấm dứt vẫn có thể tồn tại nghĩa vụ trả tiền lương còn thiếu, thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ, trả trợ cấp nếu đủ điều kiện, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, hoàn trả giấy tờ hoặc bồi thường nếu việc đơn phương chấm dứt trái pháp luật.

Một điểm cũng cần phân biệt là thông báo về việc hợp đồng chấm dứt và báo trước khi đơn phương chấm dứt. Đây là hai nghĩa vụ không hoàn toàn giống nhau. Điều 45 quy định người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng, trừ một số trường hợp; còn thời hạn báo trước khi một bên đơn phương chấm dứt lại được xác định theo Điều 35 hoặc Điều 36.

13 trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động

Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 xác định 13 nhóm trường hợp làm hợp đồng lao động chấm dứt:

1.    Hợp đồng lao động hết hạn, trừ trường hợp pháp luật quy định ngoại lệ đối với thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ

2.    Công việc theo hợp đồng đã hoàn thành

3.    Người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

4.    Người lao động bị phạt tù mà không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định, bị kết án tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng theo bản án, quyết định đã có hiệu lực

5.    Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất

6.    Người lao động chết hoặc bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết

7.    Người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết; hoặc người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động hay thuộc trường hợp không còn người đại diện theo quy định

8.    Người lao động bị xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải

9.    Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng quy định tại Điều 35

10.  Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng quy định tại Điều 36

11.  Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc trong các trường hợp thuộc Điều 42 và Điều 43, chẳng hạn thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc một số trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp

12.  Giấy phép lao động của người lao động nước ngoài hết hiệu lực

13.  Nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động nhưng thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc

Đây là các căn cứ chấm dứt khác nhau về bản chất. Vì thế, việc thuộc Điều 34 mới chỉ trả lời câu hỏi vì sao hợp đồng kết thúc; muốn xác định quyền lợi cuối cùng vẫn phải xét tiếp điều kiện của từng trường hợp.

Chẳng hạn, việc hai bên thỏa thuận chấm dứt khác về cơ chế so với người lao động tự đơn phương nghỉ việc. Tương tự, người lao động mất việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ được xử lý theo nhóm quy định khác với người lao động bị sa thải do vi phạm kỷ luật. Không thể chỉ dựa vào việc “đã nghỉ việc” để mặc nhiên kết luận có hay không có trợ cấp.

Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nào?

Bộ luật Lao động 2019 cho phép người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không bắt buộc phải chứng minh một lý do cụ thể, miễn là tuân thủ thời hạn báo trước trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Đây là cơ chế khác đáng kể so với việc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt, bởi phía người sử dụng lao động phải thuộc căn cứ luật định.

Trường hợp người lao động phải báo trước

Thời hạn thông thường phụ thuộc loại hợp đồng:

·         Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn

·         Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng

·         Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng

·         Một số ngành, nghề, công việc đặc thù thực hiện thời hạn báo trước theo quy định riêng của Chính phủ

Các mốc này được quy định tại khoản 1 Điều 35.

Trường hợp người lao động không phải báo trước

Người lao động có thể nghỉ ngay mà không phải thực hiện thời hạn báo trước trong các trường hợp luật định, bao gồm:

·         Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận, trừ trường hợp được tạm thời chuyển làm công việc khác theo luật

·         Không được trả đủ lương hoặc trả lương đúng hạn, trừ ngoại lệ luật định

·         Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập hoặc có hành vi, lời nói nhục mạ ảnh hưởng sức khỏe, nhân phẩm, danh dự; hoặc bị cưỡng bức lao động

·         Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc

·         Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo trường hợp luật định

·         Đủ tuổi nghỉ hưu, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác

·         Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng

Các ngoại lệ này cho thấy nhận định “người lao động nghỉ việc lúc nào cũng phải báo trước 30 hoặc 45 ngày” là không chính xác. Phải xác định trước người lao động có thuộc một trong các trường hợp được nghỉ không báo trước hay không.

Nếu không thuộc trường hợp được miễn báo trước nhưng người lao động tự nghỉ mà không tuân thủ thời hạn cần thiết, việc đơn phương chấm dứt có thể bị xác định là trái pháp luật và kéo theo nghĩa vụ bồi thường.

Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nào?

Quyền đơn phương của người sử dụng lao động bị giới hạn chặt hơn. Doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào mong muốn cắt giảm nhân sự hoặc đánh giá chủ quan rằng người lao động “không phù hợp” để đơn phương chấm dứt hợp đồng. Trước hết phải có căn cứ thuộc Điều 36, đồng thời tuân thủ nghĩa vụ báo trước và không rơi vào trường hợp pháp luật cấm thực hiện quyền đơn phương.

Các căn cứ chủ yếu gồm:

·         Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá được ban hành đúng quy định

·         Người lao động ốm đau hoặc bị tai nạn, đã điều trị đủ khoảng thời gian luật quy định nhưng khả năng lao động chưa hồi phục

·         Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc việc di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, dù đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc

·         Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn phải trở lại khi hết thời gian tạm hoãn hợp đồng

·         Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp có thỏa thuận khác

·         Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên

·         Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng và việc đó ảnh hưởng đến tuyển dụng

Các căn cứ và điều kiện này được quy định tại Điều 36.

Khi nào người sử dụng lao động phải báo trước?

Đối với các trường hợp phải báo trước, mức thông thường là:

·         Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn

·         Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng

·         Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng và trường hợp ốm đau, tai nạn thuộc căn cứ tương ứng

·         Công việc đặc thù áp dụng thời hạn theo quy định riêng

Riêng trường hợp người lao động không trở lại làm việc sau thời hạn luật định hoặc tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên, người sử dụng lao động không phải báo trước theo khoản 3 Điều 36.

Những thời điểm người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt

Ngay cả khi có nhu cầu chấm dứt, Điều 37 đặt ra các giới hạn bảo vệ người lao động. Người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương trong các trường hợp:

·         Người lao động đang ốm đau, bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp và đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định, trừ ngoại lệ tương ứng tại Điều 36

·         Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được người sử dụng lao động đồng ý

·         Người lao động nữ đang mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi

Bởi vậy, để một quyết định đơn phương của người sử dụng lao động hợp pháp, chỉ có “lý do” là chưa đủ; còn phải kiểm tra thời điểm thực hiện và nghĩa vụ báo trước.

Khi hợp đồng chấm dứt, hai bên phải thanh toán và hoàn tất thủ tục gì?

Chấm dứt hợp đồng làm phát sinh một giai đoạn quyết toán quan hệ lao động. Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Nhóm ngoại lệ có thể áp dụng thời hạn tối đa 30 ngày gồm trường hợp người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình hoặc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản; và trường hợp do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Đối với người lao động, các khoản cần kiểm tra thường bao gồm tiền lương chưa thanh toán, các khoản khác theo hợp đồng hoặc thỏa ước lao động tập thể, trợ cấp nếu đủ điều kiện và tiền cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ hết. Điều 113 quy định khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép năm thì được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

Người sử dụng lao động còn phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ xác nhận cùng bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động. Khi người lao động yêu cầu, người sử dụng lao động phải cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc và chịu chi phí sao, gửi tài liệu.

Điều đó có nghĩa ngày làm việc cuối cùng và ngày hoàn tất mọi nghĩa vụ tài chính, hồ sơ không nhất thiết trùng nhau. Mốc 14 ngày làm việc, hoặc tối đa 30 ngày trong trường hợp luật cho phép, là giới hạn cần được kiểm tra riêng.

Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và trợ cấp thất nghiệp khác nhau thế nào?

Ba khoản này thường bị nhầm thành một nhưng có căn cứ, chủ thể chi trả và điều kiện hưởng khác nhau.

Trợ cấp thôi việc

Theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải trả trợ cấp thôi việc khi hợp đồng chấm dứt theo những căn cứ được điều luật liệt kê và người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên, trừ các trường hợp loại trừ theo luật. Mức hưởng là mỗi năm làm việc được tính bằng 1/2 tháng tiền lương.

Thời gian dùng để tính trợ cấp không đơn giản là toàn bộ thâm niên tại doanh nghiệp. Pháp luật lấy tổng thời gian làm việc thực tế rồi trừ thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc. Tiền lương làm căn cứ là bình quân tiền lương theo hợp đồng của 06 tháng liền kề trước khi thôi việc.

Vì vậy, người lao động làm việc từ đủ 12 tháng không có nghĩa đương nhiên toàn bộ số năm làm việc đều được dùng để nhân với mức 1/2 tháng lương.

Trợ cấp mất việc làm

Trợ cấp mất việc gắn với trường hợp người lao động mất việc thuộc khoản 11 Điều 34, điển hình là thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc những trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp thuộc Điều 42, Điều 43. Người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên được tính 01 tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.

Cách xác định thời gian tính trợ cấp mất việc cũng trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc. Tiền lương làm căn cứ là bình quân 06 tháng liền kề trước khi mất việc.

Trợ cấp thất nghiệp

Trợ cấp thất nghiệp không phải khoản mà doanh nghiệp mặc nhiên phải trả khi người lao động nghỉ việc. Đây là chế độ của bảo hiểm thất nghiệp, hiện được điều chỉnh bởi Luật Việc làm 2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Theo quy định hiện hành, người lao động muốn hưởng trợ cấp thất nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện, trong đó có việc chấm dứt việc làm đúng pháp luật; không thuộc trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật hoặc nghỉ việc khi đủ điều kiện hưởng lương hưu; đáp ứng thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp và nộp hồ sơ trong 03 tháng kể từ ngày chấm dứt. Luật cũng quy định điều kiện liên quan đến tình trạng việc làm trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ.

Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của 06 tháng đóng gần nhất, nhưng không vượt quá giới hạn luật định. Người có từ đủ 12 đến đủ 36 tháng đóng được hưởng 03 tháng trợ cấp; sau đó cứ đủ thêm 12 tháng đóng được thêm 01 tháng, tối đa 12 tháng.

Như vậy, cần tách rõ:

·         Trợ cấp thôi việc là nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đáp ứng Điều 46

·         Trợ cấp mất việc là nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đáp ứng Điều 47

·         Trợ cấp thất nghiệp là quyền từ chế độ bảo hiểm thất nghiệp khi người lao động đáp ứng điều kiện của pháp luật về việc làm

Sự khác biệt này đặc biệt quan trọng khi quyết toán nghỉ việc, bởi không thể dùng việc đã đóng bảo hiểm thất nghiệp để kết luận rằng doanh nghiệp luôn không còn bất kỳ nghĩa vụ trợ cấp nào; cũng không thể mặc nhiên coi trợ cấp thôi việc và trợ cấp thất nghiệp là cùng một khoản.

Chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật dẫn đến hậu quả gì?

Theo Điều 39 Bộ luật Lao động 2019, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng bị coi là trái pháp luật khi không tuân thủ các quy định tại Điều 35, Điều 36 hoặc Điều 37. Hậu quả pháp lý phụ thuộc bên vi phạm là người lao động hay người sử dụng lao động.

Người lao động đơn phương chấm dứt trái pháp luật

Người lao động sẽ:

·         Không được hưởng trợ cấp thôi việc

·         Phải bồi thường cho người sử dụng lao động 1/2 tháng tiền lương theo hợp đồng

·         Phải bồi thường thêm khoản tiền tương ứng với tiền lương của những ngày không báo trước nếu vi phạm nghĩa vụ báo trước

·         Phải hoàn trả chi phí đào tạo theo quy định nếu phát sinh nghĩa vụ này

Đây là hậu quả được quy định tại Điều 40.

Ngoài hậu quả theo Bộ luật Lao động, việc người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật còn ảnh hưởng đến điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp theo Luật Việc làm 2025, vì đây là một trong các trường hợp bị loại khỏi điều kiện hưởng.

Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt trái pháp luật

Trách nhiệm của người sử dụng lao động nặng hơn. Về nguyên tắc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết; trả tiền lương và đóng các khoản bảo hiểm tương ứng cho thời gian người lao động không được làm việc; đồng thời trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng. Nếu vi phạm thời hạn báo trước, còn phải trả khoản tương ứng với tiền lương của thời gian không được báo trước.

Nếu người lao động không muốn quay lại làm việc, ngoài các khoản theo quy định, người sử dụng lao động còn phải trả trợ cấp thôi việc khi thuộc trường hợp áp dụng. Nếu người sử dụng lao động không muốn nhận lại và người lao động đồng ý, hai bên phải thỏa thuận thêm một khoản bồi thường, nhưng khoản bổ sung đó ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng, bên cạnh các nghĩa vụ khác theo Điều 41.

Cơ chế này cho thấy tính hợp pháp của việc chấm dứt không chỉ quyết định thời điểm hợp đồng kết thúc mà còn có thể làm phát sinh nghĩa vụ tài chính đáng kể. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời căn cứ, bằng chứng, thời hạn báo trước và thời điểm pháp luật cho phép thực hiện quyền đơn phương.

Cách kiểm tra việc chấm dứt hợp đồng có đúng luật

Một trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động có thể được kiểm tra theo năm lớp thay vì chỉ xem quyết định nghỉ việc.

Thứ nhất, xác định căn cứ chấm dứt. Cần đối chiếu sự kiện thực tế với một trong các trường hợp tại Điều 34. Nếu là đơn phương, phải xác định cụ thể bên nào đơn phương và căn cứ thuộc Điều 35 hay Điều 36.

Thứ hai, kiểm tra nghĩa vụ báo trước. Cần xác định loại hợp đồng, căn cứ chấm dứt và trường hợp đó có được miễn báo trước hay không. Không nên mặc định mọi trường hợp đều áp dụng cùng một thời hạn 30 hoặc 45 ngày.

Thứ ba, kiểm tra giới hạn đối với người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động đơn phương, phải xem người lao động có đang thuộc thời gian được bảo vệ theo Điều 37 hay không, như đang nghỉ được chấp thuận, đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Thứ tư, xác định toàn bộ quyền lợi tài chính. Cần tách tiền lương còn lại, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và quyền yêu cầu trợ cấp thất nghiệp. Mỗi khoản có căn cứ và cách tính riêng; không nên gộp thành một khái niệm chung là “tiền nghỉ việc”.

Thứ năm, kiểm tra hồ sơ và thời hạn hoàn tất. Sau khi hợp đồng chấm dứt, cần theo dõi việc quyết toán trong 14 ngày làm việc hoặc thời hạn kéo dài hợp pháp tối đa 30 ngày, đồng thời kiểm tra xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và việc trả lại giấy tờ của người lao động.

Cách kiểm tra theo chuỗi căn cứ → báo trước → giới hạn → quyền lợi → hồ sơ giúp tránh hai sai lầm thường gặp: cho rằng có quyết định nghỉ việc là đương nhiên đúng luật, hoặc chỉ quan tâm đến khoản tiền cuối cùng mà bỏ qua tính hợp pháp của chính hành vi chấm dứt.

Chấm dứt hợp đồng lao động là một cơ chế pháp lý gồm nhiều tầng chứ không đơn thuần là việc người lao động rời khỏi doanh nghiệp. Bộ luật Lao động quy định 13 nhóm căn cứ chấm dứt, đồng thời đặt ra cơ chế riêng cho quyền đơn phương của mỗi bên, nghĩa vụ báo trước, những thời điểm người sử dụng lao động không được đơn phương và trách nhiệm giải quyết quyền lợi sau khi hợp đồng kết thúc.

Quyền và nghĩa vụ phát sinh cuối cùng phụ thuộc trực tiếp vào lý do chấm dứt, chủ thể thực hiện, việc tuân thủ thủ tục và quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động. Vì vậy, trước khi xác định người lao động được nhận khoản nào hoặc bên nào phải bồi thường, cần phân loại chính xác căn cứ pháp lý của việc chấm dứt. Trong trường hợp có tranh chấp hoặc tình tiết đặc thù, việc đối chiếu hồ sơ thực tế với từng điều kiện luật định là cần thiết thay vì chỉ dựa vào tên gọi của quyết định nghỉ việc.