Các hình thức kỷ luật lao động được áp dụng

Đối chiếu các sửa đổi pháp luật có hiệu lực đến ngày 11/8/2026 cho thấy những nội dung mới liên quan Bộ luật Lao động tập trung ở các điều khác như Điều 154, Điều 139, Điều 59 và Điều 61; quy định tại Điều 124 về bốn hình thức xử lý kỷ luật nêu trên không bị thay đổi.

Điểm cần lưu ý là pháp luật không cho phép người sử dụng lao động đơn giản nhìn vào một hành vi rồi tự quyết định hình thức nào mình cho là “phù hợp”. Cơ chế đúng là xác định hành vi vi phạm đã có căn cứ xử lý hay chưa, đối chiếu hình thức tương ứng đã được quy định trong nội quy hoặc thỏa thuận hợp pháp, sau đó kiểm tra các giới hạn đặc biệt của pháp luật. Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu nội quy lao động phải quy định cụ thể hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng với hành vi đó.

Pháp luật quy định 4 hình thức xử lý kỷ luật lao động

Khiển trách

Khiển trách là một trong bốn hình thức được Điều 124 Bộ luật Lao động ghi nhận. Pháp luật hiện hành không đặt ra một quy tắc chung rằng mọi hành vi “vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ” đều mặc nhiên phải bị khiển trách. Việc hành vi cụ thể nào tương ứng với khiển trách cần được xác định trên cơ sở nội quy lao động hoặc căn cứ hợp pháp áp dụng tại đơn vị.

Đây là điểm dễ bị nhầm với các quy định của pháp luật lao động trong những giai đoạn trước. Với cơ chế hiện hành, doanh nghiệp nên quy định đủ rõ trong nội quy: hành vi nào bị coi là vi phạm và hành vi đó tương ứng với hình thức xử lý nào. Nhờ vậy, việc xử lý không phụ thuộc vào đánh giá cảm tính của người quản lý sau khi sự việc đã xảy ra.

Người lao động bị khiển trách, nếu không tiếp tục vi phạm kỷ luật lao động, được đương nhiên xóa kỷ luật sau 03 tháng kể từ ngày bị xử lý.

Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng

Hình thức thứ hai là kéo dài thời hạn nâng lương, với giới hạn tối đa 06 tháng. Người sử dụng lao động không thể tự đặt một thời hạn dài hơn giới hạn này dưới danh nghĩa xử lý kỷ luật lao động.

Hình thức này cũng phải được gắn với hành vi vi phạm cụ thể trong cơ chế kỷ luật của doanh nghiệp. Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu nội quy xác định không chỉ hành vi vi phạm mà cả hình thức xử lý tương ứng, vì vậy không nên đến khi phát sinh vụ việc mới quyết định rằng một hành vi sẽ bị kéo dài thời hạn nâng lương.

Sau 06 tháng kể từ ngày bị xử lý, nếu người lao động không tiếp tục vi phạm thì kỷ luật được đương nhiên xóa. Trường hợp người lao động đã chấp hành được một nửa thời hạn và có sửa chữa, tiến bộ, người sử dụng lao động có thể xem xét giảm thời hạn chấp hành.

Cách chức

Cách chức là hình thức kỷ luật độc lập được liệt kê tại Điều 124. Khác với kéo dài thời hạn nâng lương, pháp luật không đặt ra một con số thời hạn chấp hành đối với việc cách chức; hậu quả của hình thức này nằm ở việc người lao động không còn giữ chức vụ đang đảm nhiệm.

Vì vậy, xét về khả năng áp dụng thực tế, cách chức phải gắn với người lao động đang có chức vụ để bị cách và với hành vi đã được xác định tương ứng trong căn cứ kỷ luật của đơn vị. Đây là hệ quả trực tiếp từ bản chất của hình thức cách chức kết hợp với yêu cầu nội quy phải quy định hình thức xử lý tương ứng cho từng hành vi.

Nếu người lao động bị cách chức không tiếp tục vi phạm kỷ luật lao động, sau 03 năm kể từ ngày bị xử lý thì được đương nhiên xóa kỷ luật.

Sa thải

Sa thải là hình thức có hậu quả pháp lý nghiêm khắc nhất trong bốn hình thức được Điều 124 liệt kê. Điểm khác biệt quan trọng là người sử dụng lao động không được tự mở rộng các trường hợp sa thải chỉ bằng cách ghi thêm vào nội quy lao động. Điều 125 Bộ luật Lao động xác định những nhóm trường hợp mà hình thức này được phép áp dụng.

Do đó, một hành vi có thể bị doanh nghiệp đánh giá là rất nghiêm trọng nhưng điều đó chưa tự động tạo ra quyền sa thải. Muốn áp dụng hình thức này, hành vi và các điều kiện liên quan còn phải đáp ứng Điều 125.

Hình thức kỷ luật được lựa chọn dựa trên hành vi đã được quy định

“Tính chất vi phạm” là yếu tố quan trọng, nhưng không nên hiểu rằng người sử dụng lao động có một quyền tùy nghi để xếp mọi hành vi thành nhẹ, vừa, nặng rồi chọn một trong bốn hình thức. Pháp luật hiện hành thiết lập một cơ chế chặt hơn.

Trước hết, phải xác định hành vi của người lao động có phải là hành vi có thể bị xử lý kỷ luật hay không. Điều 127 Bộ luật Lao động cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc không có quy định trong pháp luật về lao động.

Tiếp đó, phải kiểm tra hình thức kỷ luật tương ứng. Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu nội quy lao động quy định cụ thể cả hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với hành vi. Với người sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải bằng văn bản; trường hợp sử dụng dưới 10 người thì không bắt buộc có nội quy bằng văn bản nhưng nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Cơ chế này có ý nghĩa thực tế: doanh nghiệp phải xác lập trước mối quan hệ giữa hành vi và hậu quả kỷ luật, thay vì sau khi vi phạm xảy ra mới đặt ra chế tài để xử lý người lao động.

Chẳng hạn, nếu nội quy xác định một hành vi thuộc nhóm áp dụng khiển trách thì không nên chỉ vì hậu quả thực tế khiến người quản lý không hài lòng mà tự chuyển sang cách chức hoặc kéo dài thời hạn nâng lương khi không có căn cứ tương ứng. Ngược lại, với sa thải, ngay cả việc nội quy quy định một hành vi “bị sa thải” cũng chưa đủ nếu trường hợp đó vượt ra ngoài giới hạn mà Điều 125 cho phép.

Sa thải chỉ được lựa chọn trong những trường hợp luật cho phép

Điều 125 quy định các nhóm trường hợp cụ thể để người sử dụng lao động áp dụng kỷ luật sa thải. Đây là giới hạn quan trọng nhất khi lựa chọn hình thức xử lý.

Nhóm thứ nhất gồm các hành vi như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc.

Nhóm thứ hai gồm tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng đối với tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.

Nhóm thứ ba liên quan đến tái phạm. Người lao động đã bị kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà lặp lại hành vi đã bị xử lý trong thời gian chưa được xóa kỷ luật có thể thuộc trường hợp áp dụng sa thải. Bộ luật xác định tái phạm là lặp lại chính hành vi vi phạm đã bị xử lý khi kỷ luật trước đó chưa được xóa.

Nhóm thứ tư là tự ý bỏ việc: từ 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc, mà không có lý do chính đáng. Các lý do chính đáng được luật ghi nhận gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Như vậy, “vi phạm nghiêm trọng” theo cách đánh giá nội bộ chưa chắc đồng nghĩa với “được quyền sa thải”. Khi dự kiến áp dụng hình thức này, cần kiểm tra trực tiếp Điều 125 thay vì chỉ căn cứ tên gọi hoặc mức độ vi phạm do doanh nghiệp tự phân loại.

Một hành vi và nhiều hành vi vi phạm được áp dụng hình thức khác nhau thế nào?

Nguyên tắc của Bộ luật Lao động là một hành vi vi phạm không bị áp dụng đồng thời nhiều hình thức kỷ luật lao động. Vì vậy, không thể vừa khiển trách vừa kéo dài thời hạn nâng lương đối với cùng một hành vi, hoặc vừa cách chức vừa sa thải chính vì hành vi đó.

Trường hợp một người lao động đồng thời thực hiện nhiều hành vi vi phạm thì cách xử lý cũng không phải cộng dồn tất cả các hình thức tương ứng. Khoản 3 Điều 122 quy định chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Ví dụ về mặt cơ chế, nếu trong cùng một thời điểm xử lý có nhiều hành vi và theo nội quy chúng tương ứng với những hình thức khác nhau, doanh nghiệp cần xác định hành vi có hình thức kỷ luật cao nhất để áp dụng, thay vì ban hành nhiều chế tài kỷ luật song song. Tuy nhiên, nếu hình thức cao nhất được dự kiến là sa thải thì điều kiện của Điều 125 vẫn phải được đáp ứng; nguyên tắc xử lý nhiều hành vi không tự tạo thêm căn cứ sa thải.

Không được thay thế hình thức kỷ luật bằng phạt tiền hoặc cắt lương

Danh sách tại Điều 124 cũng tạo ra một ranh giới quan trọng: phạt tiền và cắt lương không phải là hình thức xử lý kỷ luật lao động. Điều 127 còn quy định rõ việc dùng phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật là hành vi bị nghiêm cấm.

Do đó, khi xác định biện pháp đối với vi phạm, doanh nghiệp cần phân biệt giữa kỷ luật lao động và các vấn đề pháp lý khác. Không thể vì hành vi gây thiệt hại mà tự chuyển cơ chế kỷ luật thành việc trừ lương như một hình phạt. Trách nhiệm vật chất, nếu phát sinh, là vấn đề có căn cứ và điều kiện riêng, không phải một hình thức thứ năm bổ sung vào Điều 124.

Ngoài ra, lựa chọn được đúng tên hình thức kỷ luật vẫn chưa đủ để quyết định xử lý trở thành hợp pháp. Điều 122 còn yêu cầu người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động, bảo đảm sự tham gia của các chủ thể theo luật, quyền tự bào chữa và việc ghi nhận quá trình xử lý bằng biên bản. Vì vậy, hình thức xử lý và căn cứ lựa chọn hình thức chỉ là một phần của tính hợp pháp của quyết định kỷ luật.

Pháp luật lao động hiện hành quy định 4 hình thức xử lý gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải. Việc lựa chọn không nên được hiểu là quyền tự do xếp loại vi phạm theo cảm nhận nặng hay nhẹ. Người sử dụng lao động phải bắt đầu từ hành vi đã có căn cứ xử lý, đối chiếu hình thức tương ứng được xác lập hợp pháp và tuân thủ nguyên tắc một hành vi chỉ chịu một hình thức. Riêng sa thải phải đáp ứng các trường hợp được Điều 125 giới hạn; còn phạt tiền hoặc cắt lương không thể được sử dụng để thay thế một hình thức kỷ luật lao động.