Cách xử lý giao dịch có xung đột lợi ích

Cách xử lý phù hợp thường dựa trên một chuỗi kiểm soát: xác định xung đột, công khai lợi ích liên quan, hạn chế sự tham gia của người có xung đột vào quá trình quyết định, chuyển quyền xem xét cho chủ thể có thẩm quyền và giám sát việc thực hiện giao dịch. Mức độ kiểm soát cụ thể phụ thuộc vào loại tổ chức, vai trò của người có lợi ích liên quan và quy định pháp luật hoặc quy chế áp dụng.

Giao dịch có xung đột lợi ích là gì?

Một giao dịch có xung đột lợi ích phát sinh khi lợi ích cá nhân hoặc lợi ích của bên có quan hệ với người ra quyết định có khả năng xung đột với nghĩa vụ mà người đó phải thực hiện vì lợi ích của tổ chức, doanh nghiệp hoặc chủ thể mà mình đại diện.

Điểm cần phân biệt là có xung đột lợi ích không đồng nghĩa với đã có hành vi gây thiệt hại. Xung đột có thể tồn tại ngay từ khi một người đứng ở hai vị trí lợi ích khác nhau, trước cả khi giao dịch được thông qua hoặc phát sinh hậu quả.

Chẳng hạn, một người quản lý tham gia quyết định việc ký hợp đồng giữa doanh nghiệp mình quản lý với một doanh nghiệp mà bản thân hoặc người có quan hệ lợi ích với mình có quyền lợi đáng kể. Khi đó, khả năng người này chịu ảnh hưởng bởi lợi ích riêng tạo ra vấn đề cần kiểm soát.

Vì thế, trọng tâm của cơ chế quản trị không phải chờ đến khi chứng minh có thiệt hại mới can thiệp. Xung đột cần được nhận diện từ giai đoạn xem xét giao dịch để ngăn lợi ích riêng chi phối quá trình ra quyết định.

Giao dịch có xung đột lợi ích cần được xử lý theo cơ chế nào?

Cơ chế xử lý có thể hiểu theo bốn lớp liên tiếp: nhận diện – công khai – kiểm soát quyền quyết định – giám sát. Mỗi lớp giải quyết một rủi ro khác nhau.

Trước hết phải xác định ai là người có lợi ích liên quan, lợi ích đó xuất phát từ đâu và có liên hệ như thế nào với giao dịch. Nếu không nhận diện đúng chủ thể và quan hệ lợi ích, các biện pháp kiểm soát phía sau có thể mất tác dụng.

Tiếp theo là công khai. Người có lợi ích liên quan cần cung cấp thông tin cần thiết để chủ thể có thẩm quyền biết rằng quyết định đang được xem xét không hoàn toàn độc lập với lợi ích của người tham gia quyết định.

Sau khi xung đột đã được xác định, cơ chế quan trọng là tách lợi ích riêng khỏi quyền chi phối quyết định. Tùy trường hợp, điều này có thể đòi hỏi người có xung đột không tham gia biểu quyết, không tác động đến việc phê duyệt hoặc giao việc xem xét cho những người không có lợi ích liên quan.

Cuối cùng, giao dịch sau khi được chấp thuận vẫn cần được thực hiện đúng những điều kiện đã được phê duyệt. Việc kiểm soát vì vậy không kết thúc ở quyết định chấp thuận mà còn liên quan đến quá trình thực hiện và giám sát.

Công khai xung đột lợi ích cần làm rõ những thông tin nào?

Công khai chỉ có ý nghĩa khi thông tin đủ để người có thẩm quyền đánh giá bản chất của xung đột. Việc đơn thuần thông báo rằng “có liên quan” nhưng không làm rõ quan hệ lợi ích có thể không giải quyết được bất cân xứng thông tin.

Thông tin cần tập trung vào những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng đánh giá giao dịch, chẳng hạn:

·         Chủ thể có lợi ích liên quan đến giao dịch

·         Bản chất của mối quan hệ lợi ích

·         Mối liên hệ giữa người có quyền quyết định và bên giao dịch

·         Nội dung, điều kiện hoặc lợi ích kinh tế đáng kể của giao dịch

·         Khả năng lợi ích riêng ảnh hưởng đến quyết định

·         Những thông tin cần thiết để cơ quan hoặc người có thẩm quyền đánh giá giao dịch

Mục tiêu của công khai không phải tạo thêm một thủ tục hình thức. Mục tiêu là làm cho xung đột trở nên minh bạch trước khi người có thẩm quyền đưa ra quyết định.

Do đó, thời điểm công khai cũng quan trọng. Nếu thông tin chỉ được đưa ra sau khi giao dịch đã được quyết định hoặc thực hiện, chức năng phòng ngừa của cơ chế công khai bị suy giảm đáng kể.

Người có xung đột lợi ích có được tham gia quyết định giao dịch không?

Đây là điểm kiểm soát quan trọng vì công khai xung đột không tự động loại bỏ xung đột. Sau khi một người cho biết mình có lợi ích liên quan, lợi ích đó vẫn tồn tại.

Nếu chính người có lợi ích riêng tiếp tục kiểm soát việc đánh giá và phê duyệt giao dịch, tổ chức vẫn đối mặt với rủi ro quyết định bị chi phối. Vì vậy, tùy quy định áp dụng, cơ chế quản trị có thể yêu cầu hạn chế hoặc loại trừ người có xung đột khỏi một phần quá trình xem xét và quyết định.

Có thể hình dung cơ chế này qua ba câu hỏi:

1.    Người này có lợi ích riêng liên quan đến giao dịch hay không?

2.    Người này có khả năng tác động đến việc chấp thuận giao dịch hay không?

3.    Quyền đánh giá và quyết định có được chuyển sang chủ thể đủ độc lập hay không?

Điều cần tránh là hiểu rằng chỉ cần người có xung đột “thành thật công khai” thì họ đương nhiên có thể tiếp tục quyết định. Công khai giải quyết vấn đề minh bạch; kiểm soát quyền tham gia giải quyết vấn đề độc lập của quyết định. Hai cơ chế có chức năng khác nhau.

Giao dịch được phê duyệt như thế nào để hạn chế xung đột lợi ích?

Sau khi xung đột được công khai và người có lợi ích được xử lý theo cơ chế thích hợp, giao dịch cần được đưa đến đúng chủ thể có thẩm quyền xem xét.

Cơ chế phê duyệt có ý nghĩa vì nó chuyển trọng tâm từ ý chí của người có lợi ích riêng sang một quá trình đánh giá có khả năng độc lập hơn. Chủ thể phê duyệt cần có đủ thông tin để xem xét bản chất giao dịch, lợi ích liên quan, điều kiện giao dịch và những rủi ro đối với tổ chức.

Tùy loại hình tổ chức và giao dịch, thẩm quyền này có thể thuộc cơ quan quản trị, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông hoặc một chủ thể khác theo pháp luật và quy chế nội bộ áp dụng. Không thể mặc định một cơ chế phê duyệt duy nhất cho mọi giao dịch có xung đột lợi ích.

Điểm quan trọng là đúng thẩm quyền chưa đủ nếu quá trình ra quyết định vẫn bị người có xung đột chi phối. Một cơ chế kiểm soát có ý nghĩa cần đồng thời xem xét thẩm quyền, thông tin được cung cấp và mức độ độc lập của những người tham gia quyết định.

Khi nào việc công khai và phê duyệt vẫn chưa đủ?

Một cách hiểu dễ dẫn đến sai sót là cho rằng giao dịch đã được công khai và biểu quyết thì mặc nhiên trở thành giao dịch an toàn hoặc hợp lý. Thực tế, công khai và phê duyệt là các lớp kiểm soát quan trọng nhưng không thay thế việc đánh giá bản chất của giao dịch.

Cần tiếp tục xem xét liệu thông tin công khai có đầy đủ hay không, người có xung đột có tác động không phù hợp đến quá trình quyết định hay không, cơ quan phê duyệt có đúng thẩm quyền không và giao dịch có được thực hiện đúng nội dung đã được chấp thuận hay không.

Đặc biệt, việc che giấu một phần lợi ích liên quan có thể khiến cơ chế phê duyệt mất cơ sở. Người quyết định chỉ có thể đánh giá khách quan khi họ biết những thông tin trọng yếu cần thiết.

Vì vậy, kiểm soát xung đột lợi ích không nên được hiểu như một thủ tục đơn lẻ. Đó là một chuỗi kiểm soát, trong đó sự thiếu hụt ở một mắt xích có thể làm giảm hiệu quả của các mắt xích còn lại.

Doanh nghiệp nên kiểm soát giao dịch có xung đột lợi ích trong thực tế ra sao?

Ở góc độ thực hiện, quy trình kiểm soát nên bắt đầu trước khi giao dịch được phê duyệt thay vì xử lý sau khi đã phát sinh tranh chấp.

Trước tiên, tổ chức cần có cách nhận diện những quan hệ có khả năng tạo xung đột. Khi một giao dịch được đề xuất, người tham gia quá trình xem xét phải có cơ chế khai báo lợi ích liên quan. Thông tin này sau đó được chuyển đến đúng người hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Nếu xác định có xung đột, cần áp dụng biện pháp kiểm soát tương ứng đối với quyền tham gia của người có lợi ích. Quá trình xem xét, biểu quyết hoặc phê duyệt nên được ghi nhận để có thể xác định ai đã công khai lợi ích, ai tham gia quyết định và giao dịch được chấp thuận theo điều kiện nào.

Sau khi phê duyệt, việc thực hiện cũng cần được theo dõi. Điều này giúp tránh tình trạng giao dịch được chấp thuận theo một tập hợp điều kiện nhưng khi triển khai lại thay đổi theo hướng làm gia tăng lợi ích cho bên liên quan.

Một quy trình thực tế vì vậy có thể được kiểm tra bằng chuỗi câu hỏi: Ai có lợi ích? Đã công khai chưa? Ai được quyền quyết định? Người có xung đột có tham gia chi phối không? Giao dịch được phê duyệt theo điều kiện nào? Việc thực hiện có đúng với nội dung được phê duyệt không?

Giao dịch có xung đột lợi ích cần được xử lý từ trước khi quyết định được đưa ra. Trọng tâm không phải mặc nhiên cấm mọi giao dịch có yếu tố lợi ích liên quan, mà là ngăn lợi ích riêng chi phối nghĩa vụ và quyền quyết định của người tham gia giao dịch.

Một cơ chế kiểm soát có hiệu quả phải kết nối việc nhận diện xung đột, công khai đầy đủ thông tin, kiểm soát sự tham gia của người có lợi ích, phê duyệt bởi đúng chủ thể và giám sát quá trình thực hiện. Đồng thời, yêu cầu pháp lý cụ thể về đối tượng phải công khai, thẩm quyền phê duyệt, quyền biểu quyết và hậu quả của việc vi phạm cần được xác định theo loại hình tổ chức và quy định pháp luật áp dụng cho chính giao dịch đó.