Cách giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại

Điểm quan trọng không nằm ở việc phương thức nào “tốt nhất” trong mọi trường hợp, mà ở việc phương thức nào phù hợp với điều khoản giải quyết tranh chấp, mức độ xung đột, giá trị tranh chấp, yêu cầu bảo mật, khả năng tiếp tục quan hệ kinh doanh và nhu cầu có một quyết định có thể cưỡng chế thi hành. Đặc biệt, nếu hợp đồng đã có thỏa thuận trọng tài hợp lệ thì quyền lựa chọn Tòa án bị giới hạn; ngược lại, thương lượng và hòa giải phụ thuộc rất lớn vào sự hợp tác của cả hai bên.

Tranh chấp hợp đồng thương mại có những phương thức giải quyết nào?

Bốn phương thức tại Điều 317 Luật Thương mại có thể chia thành hai nhóm. Thương lượng và hòa giải là các phương thức dựa chủ yếu vào sự tự nguyện và thỏa thuận của các bên. Trọng tài và Tòa án là những cơ chế tài phán, trong đó cơ quan giải quyết có thể đưa ra phán quyết hoặc bản án để xác định quyền, nghĩa vụ của các bên.

Sự khác biệt này quyết định cách xử lý tranh chấp. Nếu hai doanh nghiệp vẫn còn khả năng trao đổi và mục tiêu chính là thu hồi công nợ, điều chỉnh tiến độ hoặc tiếp tục hợp đồng, thương lượng thường là bước có giá trị thực tế cao. Khi đối thoại trực tiếp không còn hiệu quả nhưng các bên vẫn muốn tìm một giải pháp đồng thuận, hòa giải viên thương mại có thể đóng vai trò trung gian. Nếu cần một kết quả tài phán, cần tiếp tục kiểm tra xem hợp đồng có thỏa thuận trọng tài hợp lệ hay không trước khi quyết định khởi kiện trọng tài hay Tòa án.

Có thể hình dung sự khác nhau như sau:

Luật Trọng tài thương mại xác định trọng tài là phương thức dựa trên thỏa thuận và phán quyết trọng tài có tính chung thẩm. Trong khi đó, kể từ ngày 01/7/2025, Bộ luật Tố tụng dân sự được sửa đổi theo hướng Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền sơ thẩm các tranh chấp thuộc Điều 30 của Bộ luật, thay cho mô hình thẩm quyền cấp huyện trước đây.

Giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại bằng thương lượng

Thương lượng là việc các bên trực tiếp trao đổi để tự tìm ra phương án xử lý tranh chấp mà không cần một chủ thể thứ ba ra quyết định. Đây cũng là phương thức được Luật Thương mại liệt kê đầu tiên trong các hình thức giải quyết tranh chấp thương mại.

Giá trị thực tế của thương lượng nằm ở khả năng xử lý tranh chấp linh hoạt hơn phạm vi mà một cơ quan tài phán thường phải xem xét. Chẳng hạn, thay vì chỉ tranh luận bên nào phải trả một khoản tiền, các doanh nghiệp có thể thỏa thuận gia hạn thanh toán, chia thành nhiều đợt, đổi lịch giao hàng, giảm một phần nghĩa vụ hoặc tiếp tục hợp đồng với các điều kiện mới. Đây là lợi thế đáng kể khi lợi ích kinh doanh dài hạn quan trọng hơn việc xác định một bên “thắng” và một bên “thua”.

Tuy nhiên, thương lượng chỉ hiệu quả khi hai bên còn động lực đạt thỏa thuận. Nếu bên vi phạm liên tục kéo dài thời gian, từ chối xác nhận nghĩa vụ hoặc có dấu hiệu tẩu tán tài sản, việc tiếp tục thương lượng không nhất thiết giúp bên bị vi phạm bảo vệ quyền lợi tốt hơn.

Một quy trình thương lượng có kiểm soát nên bắt đầu bằng việc xác định rõ:

·         Nghĩa vụ nào đã bị vi phạm

·         Giá trị nghĩa vụ, thiệt hại hoặc khoản tiền đang yêu cầu

·         Chứng cứ chứng minh yêu cầu

·         Phương án tối thiểu có thể chấp nhận

·         Thời hạn để bên kia phản hồi hoặc thực hiện cam kết

·         Phương án chuyển sang trọng tài hoặc Tòa án nếu thương lượng thất bại

Nếu đạt được kết quả, doanh nghiệp nên thể hiện nội dung thống nhất bằng văn bản, xác định rõ số tiền, thời hạn, phương thức thực hiện, xử lý khi tiếp tục vi phạm và người có thẩm quyền ký. Một cam kết thương lượng càng mơ hồ thì khả năng phát sinh tranh chấp lần thứ hai càng lớn.

Doanh nghiệp cũng không nên mặc định rằng cứ đang thương lượng thì thời hiệu khởi kiện sẽ tự động ngừng. Bộ luật Dân sự quy định riêng các trường hợp thời gian không tính vào thời hiệu và các sự kiện làm bắt đầu lại thời hiệu, trong đó có việc bên có nghĩa vụ thừa nhận nghĩa vụ, thực hiện một phần nghĩa vụ hoặc các bên tự hòa giải. Vì vậy, tác động của quá trình thương lượng tới thời hiệu cần được xem xét theo diễn biến và chứng cứ cụ thể của vụ việc.

Giải quyết tranh chấp bằng hòa giải thương mại

Khác với thương lượng trực tiếp, hòa giải thương mại có sự tham gia của một chủ thể trung gian. Theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP, hòa giải thương mại là phương thức do các bên thỏa thuận, trong đó hòa giải viên thương mại hỗ trợ các bên giải quyết tranh chấp. Phạm vi của cơ chế này bao gồm tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại, tranh chấp mà ít nhất một bên có hoạt động thương mại và các tranh chấp khác được pháp luật cho phép hòa giải thương mại.

Hòa giải viên không có chức năng xét xử để tuyên một bên thắng hay thua. Vai trò của hòa giải viên là tổ chức quá trình trao đổi, làm rõ lợi ích và bất đồng, đồng thời có thể đưa ra đề xuất để các bên tìm được phương án mà cả hai có thể chấp nhận. Nghị định 22/2017 cho phép hòa giải viên đưa ra đề xuất giải quyết tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hòa giải.

Hiệu lực của kết quả hòa giải thành

Khi hòa giải thành, các bên phải lập văn bản về kết quả hòa giải. Điều 15 Nghị định 22/2017/NĐ-CP quy định văn bản này có hiệu lực thi hành đối với các bên theo pháp luật dân sự.

Ngoài hiệu lực của chính thỏa thuận, pháp luật tố tụng còn có cơ chế để yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án khi đáp ứng các điều kiện luật định. Bộ luật Tố tụng dân sự yêu cầu, trong số các điều kiện, thỏa thuận phải tự nguyện, không vi phạm điều cấm, không trái đạo đức xã hội và không nhằm trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước hoặc người thứ ba. Đơn yêu cầu công nhận phải được gửi trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày đạt được thỏa thuận hòa giải thành.

Đây là khác biệt đáng chú ý giữa một thỏa thuận đạt được đơn thuần trong quá trình trao đổi và một kết quả hòa giải thành được đưa qua cơ chế công nhận của Tòa án.

Khi nào hòa giải phù hợp?

Hòa giải đáng cân nhắc khi tranh chấp phức tạp hơn mức có thể giải quyết bằng một vài cuộc thương lượng trực tiếp nhưng các bên vẫn mong muốn kiểm soát kết quả cuối cùng. Phương thức này cũng hữu ích khi quan hệ giữa doanh nghiệp còn giá trị kinh tế cần duy trì hoặc tranh chấp chứa nhiều vấn đề thương mại mà một giải pháp “chia sẻ lợi ích” có thể hiệu quả hơn việc chỉ yêu cầu xác định trách nhiệm pháp lý.

Giới hạn của hòa giải vẫn là tính tự nguyện. Nếu một bên không thực sự muốn giải quyết, hòa giải viên không thể tự mình áp đặt một kết quả lên bên đó. Trong trường hợp này, trọng tài hoặc Tòa án mới là cơ chế có khả năng đưa tranh chấp đến một quyết định tài phán.

Giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại bằng trọng tài

Trọng tài thương mại có đặc điểm hoàn toàn khác thương lượng và hòa giải: Hội đồng trọng tài có quyền giải quyết tranh chấp và đưa ra phán quyết. Tuy nhiên, thẩm quyền này không tự động phát sinh chỉ vì tranh chấp có tính thương mại.

Điều kiện quan trọng nhất là phải có thỏa thuận trọng tài

Điều 5 Luật Trọng tài thương mại quy định tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài nếu các bên có thỏa thuận trọng tài; thỏa thuận có thể được lập trước hoặc sau khi tranh chấp phát sinh. Điều 16 yêu cầu thỏa thuận trọng tài phải được xác lập dưới dạng văn bản, bao gồm điều khoản trọng tài trong hợp đồng, thỏa thuận riêng và một số hình thức trao đổi bằng văn bản khác được luật công nhận.

Do đó, trước khi nộp đơn tại một trung tâm trọng tài, cần kiểm tra ít nhất ba vấn đề: hợp đồng có điều khoản trọng tài hay không; điều khoản đó có đáp ứng yêu cầu về hình thức và thẩm quyền xác lập hay không; và tranh chấp hiện tại có nằm trong phạm vi của thỏa thuận hay không.

Luật cũng quy định các trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu, chẳng hạn tranh chấp không thuộc thẩm quyền của trọng tài, người xác lập không có thẩm quyền, hình thức không phù hợp hoặc thỏa thuận được xác lập do lừa dối, đe dọa, cưỡng ép. Một điểm quan trọng khác là điều khoản trọng tài độc lập với hợp đồng: việc hợp đồng bị thay đổi, hủy bỏ, vô hiệu hoặc không thể thực hiện không đương nhiên làm điều khoản trọng tài mất hiệu lực.

Có thỏa thuận trọng tài thì có được khởi kiện Tòa án không?

Nếu các bên đã có thỏa thuận trọng tài và một bên vẫn khởi kiện tại Tòa án, Điều 6 Luật Trọng tài thương mại yêu cầu Tòa án từ chối thụ lý, trừ trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện được. Đây là lý do doanh nghiệp phải kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp trước khi lựa chọn cơ quan khởi kiện.

Việc bỏ qua bước này có thể khiến doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo sai cơ chế ngay từ đầu.

Phán quyết trọng tài có phải là quyết định cuối cùng?

Luật Trọng tài thương mại xác định phán quyết trọng tài là chung thẩm. Phán quyết được thi hành theo pháp luật về thi hành án dân sự. Tuy nhiên, “chung thẩm” không đồng nghĩa phán quyết hoàn toàn không thể bị Tòa án xem xét: một bên có thể yêu cầu hủy phán quyết nếu thuộc các căn cứ giới hạn tại Điều 68, chẳng hạn không có hoặc có thỏa thuận trọng tài vô hiệu, sai phạm nghiêm trọng về thành phần hoặc thủ tục, vượt thẩm quyền, chứng cứ giả mạo hoặc phán quyết trái các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Tòa án khi xem xét yêu cầu hủy không xét xử lại nội dung tranh chấp như một cấp phúc thẩm. Luật quy định thời hạn yêu cầu hủy về nguyên tắc là 30 ngày kể từ ngày bên yêu cầu nhận được phán quyết trọng tài.

Về thời hiệu, Điều 33 Luật Trọng tài thương mại quy định, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác, thời hiệu khởi kiện bằng trọng tài là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Văn bản hợp nhất Luật Trọng tài thương mại được Văn phòng Quốc hội xác thực năm 2025 đã cập nhật các sửa đổi liên quan đến tổ chức Tòa án.

Giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại tại Tòa án

Tòa án là phương thức tài phán nhà nước, phù hợp khi các bên không đạt được thỏa thuận, không có thỏa thuận trọng tài có hiệu lực hoặc thuộc trường hợp Tòa án vẫn có thẩm quyền theo pháp luật.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý đối với hồ sơ hiện nay là cơ cấu thẩm quyền đã thay đổi. Luật số 85/2025/QH15 sửa đổi Điều 35 Bộ luật Tố tụng dân sự, theo đó từ ngày 01/7/2025, Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền giải quyết sơ thẩm các tranh chấp thuộc các Điều 26, 28, 30 và 32, bao gồm tranh chấp kinh doanh, thương mại thuộc Điều 30. Nghị quyết 01/2025/NQ-HĐTP đồng thời quy định việc tiếp nhận nhiệm vụ và thực hiện thẩm quyền của hệ thống Tòa án theo mô hình mới.

Quy trình xử lý tại Tòa án

Ở mức thực hành, trước khi khởi kiện doanh nghiệp cần xác định đúng quan hệ tranh chấp, Tòa án có thẩm quyền, yêu cầu khởi kiện và bộ chứng cứ chứng minh. Trong tố tụng dân sự, nguyên tắc cơ bản là đương sự phải chủ động thu thập, giao nộp tài liệu, chứng cứ và chứng minh yêu cầu của mình có căn cứ, mặc dù Tòa án có thể hỗ trợ thu thập chứng cứ trong các trường hợp pháp luật quy định.

Điều đó có nghĩa rằng việc “đúng về thực tế” chưa đủ. Bên yêu cầu phải chuyển sự việc thực tế thành một chuỗi chứng minh có thể kiểm tra được: hợp đồng tồn tại; nghĩa vụ đã phát sinh; đến hạn phải thực hiện; bên kia vi phạm; thiệt hại hoặc khoản tiền yêu cầu được xác định; và các yêu cầu pháp lý tương ứng có căn cứ.

Tùy vụ việc, quá trình giải quyết có thể bao gồm thụ lý, cung cấp và kiểm tra chứng cứ, hòa giải trong tố tụng, xét xử sơ thẩm và các thủ tục tiếp theo theo Bộ luật Tố tụng dân sự. Khác với trọng tài, bản án sơ thẩm của Tòa án không mặc nhiên có tính chung thẩm ngay sau khi tuyên mà chịu cơ chế tố tụng và thời hạn kháng cáo, kháng nghị theo pháp luật.

Cần lưu ý thời hiệu khởi kiện

Đối với tranh chấp thương mại thuộc phạm vi Luật Thương mại, Điều 319 quy định thời hiệu khởi kiện là 02 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp luật quy định ngoại lệ.

Thời hiệu vì vậy cần được kiểm tra từ đầu, không nên chờ đến khi thương lượng hoàn toàn thất bại mới xem xét. Ngoài thời hiệu chuyên ngành, doanh nghiệp còn phải đánh giá các quy định về thời gian không tính vào thời hiệu và trường hợp bắt đầu lại thời hiệu theo pháp luật dân sự nếu chúng liên quan tới diễn biến cụ thể của tranh chấp.

Nên chọn thương lượng, hòa giải, trọng tài hay Tòa án?

Không nên lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp chỉ dựa trên tiêu chí “nhanh” hoặc “ít tốn kém”. Trước tiên phải xác định phương thức nào có thể áp dụng hợp pháp, sau đó mới so sánh hiệu quả kinh doanh.

Nếu hợp đồng có thỏa thuận trọng tài hợp lệ, trọng tài thường là điểm xuất phát của phân tích vì thỏa thuận đó có thể làm Tòa án từ chối thụ lý. Nếu không có thỏa thuận trọng tài, khả năng sử dụng trọng tài phụ thuộc vào việc các bên có đạt được một thỏa thuận trọng tài sau khi tranh chấp phát sinh hay không.

Sau bước kiểm tra thẩm quyền, có thể đánh giá theo nhu cầu thực tế:

·         Ưu tiên thương lượng khi hai bên còn đối thoại được, mục tiêu là đạt giải pháp linh hoạt và duy trì quan hệ

·         Ưu tiên hòa giải khi cần một bên trung gian hỗ trợ nhưng các bên vẫn muốn tự quyết định kết quả

·         Ưu tiên trọng tài khi có thỏa thuận trọng tài hợp lệ, cần cơ chế tài phán và coi trọng tính chung thẩm của phán quyết

·         Ưu tiên Tòa án khi không có cơ sở giải quyết bằng trọng tài, cần cơ chế tài phán nhà nước hoặc tranh chấp phù hợp với thẩm quyền của Tòa án

Trên thực tế, các phương thức này cũng không nhất thiết phải tồn tại tách biệt. Luật Trọng tài thương mại cho phép các bên tiếp tục tự thương lượng trong quá trình tố tụng trọng tài hoặc yêu cầu Hội đồng trọng tài hòa giải. Điều này cho thấy việc bắt đầu một cơ chế tài phán không phải lúc nào cũng làm mất cơ hội đạt được thỏa thuận.

Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lựa chọn phương thức

Dù thương lượng hay khởi kiện, bước chuẩn bị quan trọng nhất là xây dựng hồ sơ tranh chấp theo trình tự thời gian và theo từng nghĩa vụ. Một bộ hồ sơ thường cần rà soát các nhóm tài liệu như hợp đồng và phụ lục; đơn đặt hàng; biên bản giao nhận, nghiệm thu; hóa đơn, chứng từ thanh toán; email, tin nhắn và công văn; biên bản đối chiếu công nợ; thông báo vi phạm; tài liệu về thiệt hại; cùng các văn bản thể hiện quá trình thương lượng hoặc xác nhận nghĩa vụ.

Đối với tố tụng tại Tòa án, nghĩa vụ cung cấp và chứng minh của đương sự được Bộ luật Tố tụng dân sự ghi nhận trực tiếp. Đối với trọng tài, hồ sơ đồng thời phải chứng minh thẩm quyền của Hội đồng trọng tài, trước hết thông qua thỏa thuận trọng tài.

Một sai lầm thường gặp là chỉ tập trung chứng minh rằng đối tác “có lỗi” nhưng không tách từng yêu cầu thành các yếu tố phải chứng minh. Ví dụ, yêu cầu thanh toán tiền hàng cần tài liệu chứng minh nghĩa vụ thanh toán đã phát sinh và đến hạn; yêu cầu bồi thường còn đòi hỏi phải chứng minh căn cứ, thiệt hại và mối liên hệ cần thiết theo quy định áp dụng. Vì thế, chiến lược giải quyết tranh chấp nên được hình thành từ chứng cứ hiện có chứ không chỉ từ nội dung trình bày của một bên.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra song song điều khoản giải quyết tranh chấp và thời hiệu. Một hồ sơ có chứng cứ tốt nhưng nộp sai cơ quan, hoặc kéo dài thương lượng mà không kiểm soát thời hiệu, đều có thể làm vị thế pháp lý suy giảm. Với tranh chấp thương mại thuộc Điều 319 Luật Thương mại và tranh chấp giải quyết theo trọng tài theo Điều 33 Luật Trọng tài thương mại, mốc 02 năm là một ngưỡng đặc biệt cần được rà soát sớm, đồng thời vẫn phải kiểm tra luật chuyên ngành và các quy định về thời hiệu áp dụng cho vụ việc cụ thể.

Giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại có thể thực hiện bằng thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc Tòa án, nhưng quyền lựa chọn không hoàn toàn giống nhau trong mọi vụ việc. Thương lượng và hòa giải phù hợp với mục tiêu tìm kiếm đồng thuận; trọng tài đòi hỏi thỏa thuận trọng tài hợp lệ và dẫn tới phán quyết chung thẩm; còn Tòa án là cơ chế tài phán nhà nước, hiện được tổ chức theo thẩm quyền sơ thẩm của Tòa án nhân dân khu vực đối với các tranh chấp thuộc phạm vi luật định.

Vì vậy, trình tự hợp lý khi phát sinh tranh chấp là kiểm tra hợp đồng và điều khoản giải quyết tranh chấp, xác định yêu cầu và chứng cứ, kiểm soát thời hiệu, đánh giá khả năng đạt thỏa thuận, rồi mới lựa chọn cơ chế có thẩm quyền phù hợp. Cách tiếp cận này giúp tránh tình trạng thương lượng kéo dài không có điểm dừng hoặc khởi kiện tại một cơ quan không có thẩm quyền giải quyết.