Điều kiện để thành lập doanh nghiệp là gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi ngành, nghề đăng ký không bị cấm đầu tư kinh doanh, tên doanh nghiệp được đặt đúng quy định, hồ sơ đăng ký hợp lệ và nghĩa vụ về lệ phí được thực hiện theo pháp luật. Bên cạnh đó, người thành lập phải không thuộc nhóm bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp.

Khung pháp lý hiện hành cần đặc biệt lưu ý vì đã có những thay đổi gần đây. Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi Luật Doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/07/2025; Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp cũng có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và tiếp tục được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP từ ngày 23/07/2026.

Chủ thể phải có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp

Điều kiện đầu tiên cần kiểm tra là người hoặc tổ chức dự kiến đứng ra thành lập doanh nghiệp có quyền thực hiện việc này hay không. Nguyên tắc chung của Luật Doanh nghiệp là tổ chức, cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ các trường hợp pháp luật loại trừ.

Các nhóm bị hạn chế hoặc không có quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước hoặc đơn vị lực lượng vũ trang sử dụng tài sản nhà nước để lập doanh nghiệp nhằm thu lợi riêng; một số cán bộ, công chức, viên chức; một số cá nhân thuộc lực lượng vũ trang; người chưa thành niên hoặc không đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi; và những người đang thuộc một số tình trạng tố tụng, thi hành án hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, hành nghề, làm công việc nhất định. Luật 76/2025/QH15 đã sửa một số nội dung của Điều 17, trong đó bổ sung ngoại lệ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong trường hợp được pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia cho phép.

Điểm cần phân biệt là quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp không hoàn toàn đồng nhất với quyền góp vốn, mua cổ phần hoặc phần vốn góp. Vì vậy, khi một cá nhân thuộc nhóm có địa vị pháp lý đặc biệt, không nên chỉ kiểm tra khả năng góp tiền mà phải xác định họ có được trực tiếp đứng tên thành lập, giữ chức vụ quản lý hoặc tham gia doanh nghiệp theo hình thức dự kiến hay không.

Các điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khoản 1 Điều 27 Luật Doanh nghiệp quy định bốn điều kiện trực tiếp để doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề không bị cấm, tên doanh nghiệp hợp lệ, hồ sơ đăng ký hợp lệ và thực hiện nghĩa vụ lệ phí. Đây là nhóm điều kiện cốt lõi khi cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ thành lập.

Ngành, nghề đăng ký không được thuộc nhóm cấm đầu tư kinh doanh

Doanh nghiệp được quyền lựa chọn ngành, nghề kinh doanh, nhưng không thể đăng ký để thực hiện hoạt động thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh.

Luật Đầu tư số 143/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/03/2026, đang là căn cứ quan trọng để xác định phạm vi này. Điều 6 của Luật quy định các hoạt động bị cấm như kinh doanh một số chất ma túy, hóa chất hoặc khoáng vật thuộc danh mục cấm; kinh doanh mại dâm; mua bán người, mô, xác hoặc bộ phận cơ thể người; kinh doanh pháo nổ; dịch vụ đòi nợ; cùng một số hoạt động khác được luật liệt kê. Luật hiện hành cũng đưa kinh doanh thuốc lá điện tử và thuốc lá nung nóng vào nhóm bị cấm.

Do đó, việc lựa chọn ngành nghề không nên chỉ dựa vào mã ngành. Người thành lập cần kiểm tra bản chất hoạt động dự kiến có thuộc lĩnh vực bị cấm hoặc bị giới hạn bởi pháp luật chuyên ngành hay không.

Tên doanh nghiệp phải đúng quy định

Tên dự kiến phải đáp ứng các quy định của Luật Doanh nghiệp về cấu thành tên, những điều cấm trong đặt tên và trường hợp tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Đây là điều kiện được Điều 27 Luật Doanh nghiệp xác định trực tiếp khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Vì vậy, một tên phù hợp về mặt thương mại chưa chắc đã đăng ký được. Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra tên trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp và đối chiếu quy định về tên trùng, tên gây nhầm lẫn cũng như các từ ngữ không được sử dụng.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải hợp lệ

Thành phần hồ sơ phụ thuộc loại hình được lựa chọn như doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty TNHH hoặc công ty cổ phần. Hồ sơ có thể bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông theo từng loại hình, giấy tờ pháp lý của các chủ thể liên quan và những tài liệu khác mà Luật Doanh nghiệp, Nghị định về đăng ký doanh nghiệp yêu cầu.

Từ ngày 01/07/2025, hồ sơ của một số loại hình còn phải có danh sách hoặc thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp nếu có. Đây là thay đổi được Luật 76/2025/QH15 bổ sung trực tiếp vào các điều quy định về hồ sơ đăng ký công ty.

Theo cơ chế hiện hành, người thành lập tự kê khai hồ sơ và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin. Nghị định 296/2026/NĐ-CP còn nhấn mạnh chủ sở hữu, cổ đông và thành viên phải thực hiện đúng quy định về tài sản góp vốn và không được đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp.

Thực hiện nghĩa vụ lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Điều 27 Luật Doanh nghiệp cũng xác định việc nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo pháp luật về phí và lệ phí là một trong các điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Mức tiền hoặc trường hợp được miễn có thể phụ thuộc hình thức và chính sách phí tại thời điểm thực hiện thủ tục. Vì vậy, khi nộp hồ sơ thực tế nên kiểm tra mức đang được công bố trên hệ thống tiếp nhận hồ sơ thay vì sử dụng một mức phí cũ.

Trụ sở và vốn điều lệ: hai điều kiện thường bị hiểu sai

Ngoài bốn điều kiện cấp Giấy chứng nhận được Điều 27 liệt kê, người thành lập vẫn phải kê khai và chuẩn bị đúng các thông tin cấu thành doanh nghiệp, trong đó trụ sở và vốn là hai vấn đề quan trọng.

Doanh nghiệp phải có trụ sở chính xác định được

Điều 42 Luật Doanh nghiệp quy định trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Như vậy, không nên hiểu rằng chỉ cần một địa chỉ để điền vào biểu mẫu là đủ. Địa chỉ phải có khả năng xác định và sử dụng hợp pháp làm trụ sở. Nếu địa điểm thuộc loại bất động sản có hạn chế về mục đích sử dụng, cần kiểm tra thêm pháp luật về nhà ở, đất đai hoặc quy định chuyên ngành tương ứng trước khi đăng ký.

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải có một mức vốn tối thiểu giống nhau

Luật Doanh nghiệp không đặt ra một mức vốn điều lệ tối thiểu chung cho tất cả doanh nghiệp. Vì vậy, không có quy tắc rằng muốn thành lập bất kỳ công ty nào cũng phải có một số vốn cố định.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa vốn điều lệ có thể kê khai tùy ý. Luật 76/2025/QH15 đã bổ sung, làm rõ hành vi bị cấm liên quan đến kê khai khống vốn điều lệ thông qua việc không góp đủ vốn đã đăng ký mà không điều chỉnh theo quy định, hoặc cố ý định giá tài sản góp vốn không đúng giá trị. Nghị định 296/2026/NĐ-CP tiếp tục yêu cầu chủ sở hữu, cổ đông và thành viên thực hiện đúng quy định về tài sản góp vốn.

Ngoài ra, một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể đặt ra yêu cầu riêng về vốn, năng lực tài chính, ký quỹ hoặc các chỉ tiêu tài chính khác. Khi đó, mức vốn cần thiết xuất phát từ pháp luật chuyên ngành chứ không phải từ một mức vốn tối thiểu chung của Luật Doanh nghiệp.

Phải xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi khi thuộc trường hợp áp dụng

Một trong những điểm mới quan trọng đối với việc thành lập doanh nghiệp hiện nay là nghĩa vụ liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi.

Luật 76/2025/QH15 bổ sung khái niệm chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và đưa thông tin này vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi có chủ thể thuộc diện phải kê khai. Danh sách có thể phải thể hiện các thông tin như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ liên lạc, tỷ lệ sở hữu hoặc quyền chi phối và thông tin giấy tờ pháp lý của cá nhân.

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tiêu chí nhận diện bao gồm trường hợp cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên, hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp theo các tiêu chí pháp luật quy định. Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/07/2026, đã tiếp tục sửa đổi quy định về chủ sở hữu hưởng lợi và cách xác định quyền sở hữu, kiểm soát cuối cùng trên thực tế.

Vì vậy, với công ty có cấu trúc sở hữu qua nhiều tổ chức hoặc có thỏa thuận kiểm soát, chỉ nhìn vào tên người đứng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể chưa đủ. Cần truy ngược đến cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng để xác định nghĩa vụ kê khai.

Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chắc đã đủ điều kiện kinh doanh

Đây là điểm rất dễ nhầm lẫn khi tìm hiểu điều kiện thành lập doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập doanh nghiệp và điều kiện để thực tế kinh doanh một ngành nghề có điều kiện là hai lớp pháp lý khác nhau. Doanh nghiệp có thể đã được thành lập hợp pháp nhưng vẫn chưa được phép triển khai một hoạt động cụ thể nếu chưa đáp ứng điều kiện chuyên ngành.

Luật Đầu tư 143/2025/QH15 quy định nhà đầu tư có quyền kinh doanh trong những ngành, nghề pháp luật không cấm. Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, nhà đầu tư phải đáp ứng các điều kiện tương ứng; danh mục ngành, nghề này được quy định tại Phụ lục IV của Luật.

Điều kiện chuyên ngành có thể được thể hiện dưới nhiều dạng, chẳng hạn giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện, yêu cầu về nhân sự chuyên môn, cơ sở vật chất, vốn, ký quỹ hoặc những tiêu chuẩn vận hành khác.

Do đó, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp xác nhận việc doanh nghiệp đã được đăng ký thành lập, nhưng không tự động thay thế giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh chuyên ngành. Trước ngày bắt đầu hoạt động, cần xác định ngành nghề của doanh nghiệp thuộc nhóm kinh doanh thông thường hay kinh doanh có điều kiện.

Nhà đầu tư nước ngoài cần kiểm tra thêm điều kiện tiếp cận thị trường

Nhà đầu tư nước ngoài có thể tham gia thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, nhưng ngoài Luật Doanh nghiệp còn phải xem xét Luật Đầu tư, điều kiện tiếp cận thị trường và quy định chuyên ngành liên quan. Luật Đầu tư 143/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/03/2026 là một trong các căn cứ hiện hành cho việc kiểm tra các điều kiện này.

Một điểm đáng chú ý là không nên áp dụng máy móc quan niệm cũ rằng trong mọi trường hợp nhà đầu tư nước ngoài đều phải có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước rồi mới được thành lập doanh nghiệp. Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã bổ sung trường hợp nhà đầu tư nước ngoài thành lập doanh nghiệp trước khi thực hiện thủ tục cấp hoặc điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của pháp luật về đầu tư; trong trường hợp đó, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có cơ chế riêng và phải có nội dung cam kết đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường.

Vì vậy, đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài, thứ tự thủ tục phải được xác định theo đúng dự án, ngành nghề, tỷ lệ sở hữu và hình thức đầu tư cụ thể thay vì sử dụng một quy trình chung cho mọi trường hợp.

Checklist kiểm tra điều kiện thành lập doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ

Trước khi đăng ký, có thể kiểm tra lần lượt các vấn đề sau:

1.    Người thành lập và người dự kiến quản lý doanh nghiệp có thuộc nhóm bị cấm hoặc hạn chế hay không

2.    Loại hình doanh nghiệp được lựa chọn có phù hợp với số lượng và tư cách của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông hay không

3.    Ngành nghề dự kiến kinh doanh có thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh hay không

4.    Ngành nghề có thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện hoặc chịu điều kiện tiếp cận thị trường hay không

5.    Tên doanh nghiệp có đúng cấu trúc, không vi phạm điều cấm và không trùng hoặc gây nhầm lẫn

6.    Trụ sở chính có địa chỉ xác định và được sử dụng hợp pháp

7.    Vốn điều lệ được kê khai thực tế; đồng thời kiểm tra yêu cầu riêng về vốn hoặc năng lực tài chính nếu ngành nghề có quy định

8.    Hồ sơ có đủ giấy tờ của loại hình doanh nghiệp, bao gồm thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai, và hoàn thành nghĩa vụ lệ phí

Khi hồ sơ đã được nộp, Luật Doanh nghiệp quy định cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cấp đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu hồ sơ chưa hợp lệ phải thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung, còn trường hợp từ chối phải nêu rõ lý do.

Như vậy, điều kiện thành lập doanh nghiệp không chỉ là “có đủ hồ sơ”. Một doanh nghiệp muốn được đăng ký hợp pháp cần bảo đảm người thành lập có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp; ngành nghề không thuộc nhóm cấm; tên doanh nghiệp hợp lệ; trụ sở, vốn và các thông tin đăng ký được kê khai đúng; hồ sơ đáp ứng yêu cầu; thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được kê khai khi thuộc trường hợp áp dụng và nghĩa vụ lệ phí được thực hiện. Sau khi thành lập, nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề có điều kiện thì còn phải đáp ứng điều kiện chuyên ngành trước khi thực tế kinh doanh.