Chủ thể hợp đồng thương mại gồm những ai?

Theo Luật Thương mại, phạm vi chủ thể không chỉ giới hạn ở thương nhân. Luật áp dụng đối với thương nhân hoạt động thương mại và cả tổ chức, cá nhân khác có hoạt động liên quan đến thương mại; trong một số giao dịch giữa thương nhân và bên hoạt động không nhằm mục đích sinh lợi, bên không nhằm mục đích sinh lợi còn có thể lựa chọn áp dụng Luật Thương mại.

Vì vậy, khi đánh giá một hợp đồng thương mại, câu hỏi quan trọng không chỉ là “ai đã ký?” mà phải làm rõ ba vấn đề: bên nào thực sự là chủ thể của hợp đồng, chủ thể đó có đủ tư cách và năng lực để tham gia giao dịch hay không, và người ký có quyền đại diện cho chủ thể đó trong chính giao dịch này hay không.

Chủ thể hợp đồng thương mại gồm những ai?

Nhóm chủ thể điển hình nhất là thương nhân. Điều 6 Luật Thương mại xác định thương nhân gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp và cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên, có đăng ký kinh doanh. Đây là nhóm thường xuyên xuất hiện trong các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và những giao dịch thương mại khác.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng cứ không phải thương nhân thì không thể trở thành một bên trong quan hệ hợp đồng mang tính thương mại. Điều 2 Luật Thương mại còn đề cập đến tổ chức, cá nhân khác có hoạt động liên quan đến thương mại. Điều 1 của Luật cũng dự liệu trường hợp một bên thực hiện hoạt động không nhằm mục đích sinh lợi giao dịch với thương nhân và lựa chọn áp dụng Luật Thương mại.

Điều này dẫn đến một nguyên tắc thực tế: phải xác định chủ thể dựa trên địa vị pháp lý và vai trò của bên đó trong giao dịch cụ thể, thay vì chỉ nhìn vào tên gọi “doanh nghiệp”, “công ty”, “cá nhân” hay chức danh của người ký.

Đối với thương nhân là cá nhân, tình trạng đăng ký kinh doanh cũng cần được xem xét nhưng không nên suy luận rằng chưa đăng ký thì mọi hoạt động đã thực hiện đều không phát sinh trách nhiệm. Luật Thương mại quy định thương nhân có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và trường hợp chưa đăng ký vẫn phải chịu trách nhiệm về hoạt động của mình theo quy định pháp luật.

Tư cách pháp lý và năng lực của chủ thể được xác định thế nào?

Việc một tổ chức hoặc cá nhân xuất hiện trong hợp đồng chưa đủ để kết luận họ có thể xác lập giao dịch đó một cách hợp pháp. Bộ luật Dân sự đặt ra điều kiện nền tảng: chủ thể của giao dịch phải có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập. Giao dịch cũng phải được thực hiện tự nguyện, có mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; hình thức là điều kiện có hiệu lực khi pháp luật có quy định.

Với cá nhân, vấn đề cần xem xét là người đó có đủ năng lực để tự mình xác lập giao dịch tương ứng hay phải thực hiện thông qua người đại diện. Mức độ năng lực cần thiết phụ thuộc vào đặc điểm của giao dịch và các quy định pháp luật liên quan.

Với tổ chức, cần xác định tổ chức nào thực sự đứng tên và chịu quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng. Sau đó mới xem xét cơ chế mà tổ chức thể hiện ý chí ra bên ngoài thông qua người đại diện. Đây là lý do một hợp đồng ghi đúng tên doanh nghiệp nhưng vẫn có thể phát sinh vấn đề nếu người ký không có quyền đại diện cho doanh nghiệp trong phạm vi giao dịch đó.

Do Luật Thương mại 2005 hiện được Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật ghi nhận là hết hiệu lực một phần, việc áp dụng một giao dịch cụ thể còn phải đặt trong mối quan hệ với Bộ luật Dân sự và luật chuyên ngành đang có hiệu lực tại thời điểm giao kết.

Người ký hợp đồng có phải luôn là chủ thể hợp đồng?

Không. Đây là điểm dễ bị nhầm lẫn nhất khi xem xét chủ thể hợp đồng thương mại.

Nếu một cá nhân ký hợp đồng cho chính mình và quyền, nghĩa vụ phát sinh trực tiếp đối với cá nhân đó, người ký đồng thời là chủ thể. Nhưng khi một cá nhân ký nhân danh doanh nghiệp hoặc pháp nhân khác, về nguyên tắc người ký đang thực hiện hành vi đại diện; bên chịu quyền và nghĩa vụ là người được đại diện nếu việc đại diện được thực hiện hợp lệ và đúng phạm vi.

Bộ luật Dân sự quy định đại diện là việc cá nhân hoặc pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác để xác lập, thực hiện giao dịch. Khi người đại diện thực hiện giao dịch với bên thứ ba phù hợp với phạm vi đại diện, quyền và nghĩa vụ phát sinh đối với người được đại diện.

Ví dụ, nếu Công ty A là bên mua nhưng Tổng giám đốc ký hợp đồng nhân danh Công ty A trong phạm vi quyền đại diện, Công ty A mới là chủ thể chịu nghĩa vụ thanh toán, không phải cá nhân Tổng giám đốc chỉ vì chữ ký của người này xuất hiện trên hợp đồng.

Do đó, khi kiểm tra hợp đồng cần tách hai câu hỏi: “Ai là bên của hợp đồng?” và “Ai có quyền thể hiện ý chí của bên đó?”. Việc trả lời đúng câu hỏi thứ nhất nhưng bỏ qua câu hỏi thứ hai vẫn có thể làm phát sinh rủi ro về hiệu lực ràng buộc của giao dịch.

Thẩm quyền ký kết hợp đồng được xác lập và giới hạn ra sao?

Quyền đại diện không chỉ phát sinh từ một nguồn duy nhất. Theo Bộ luật Dân sự, quyền đại diện có thể được xác lập theo ủy quyền, quyết định của cơ quan có thẩm quyền, điều lệ của pháp nhân hoặc quy định của pháp luật. Pháp nhân có thể có người đại diện theo pháp luật; cá nhân hoặc pháp nhân cũng có thể ủy quyền cho chủ thể khác xác lập và thực hiện giao dịch.

Điểm quyết định là phạm vi đại diện. Điều 141 Bộ luật Dân sự quy định người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch trong phạm vi được xác định bởi quyết định có thẩm quyền, điều lệ, nội dung ủy quyền hoặc quy định pháp luật. Người đại diện còn có nghĩa vụ thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình.

Vì vậy, việc một người giữ chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc chức danh quản lý khác chưa phải lúc nào cũng đủ để kết luận người đó được quyền ký mọi hợp đồng. Cần xem người đó có phải người đại diện theo pháp luật hay không và phạm vi quyền đại diện được xác định như thế nào. Nếu ký theo ủy quyền, phải kiểm tra nội dung, thời hạn và giới hạn của việc ủy quyền.

Đối với doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp quy định người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Pháp luật cũng cho phép một số loại công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, vì vậy việc có đúng chức danh nhưng không kiểm tra cách phân định quyền hạn vẫn có thể tạo rủi ro. Luật Doanh nghiệp 2020 hiện đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Luật số 76/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Tương tự, người được ủy quyền hoàn toàn có thể ký hợp đồng thay cho người đại diện theo pháp luật nếu việc ủy quyền hợp lệ và giao dịch nằm trong phạm vi được giao. Vì thế, “không phải người đại diện theo pháp luật” không đồng nghĩa với “không được quyền ký”, cũng như “là người đại diện theo pháp luật” không có nghĩa mọi giới hạn về đại diện đều có thể bỏ qua.

Điều gì xảy ra khi người ký không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi đại diện?

Sai thẩm quyền không nên được giản lược thành kết luận “hợp đồng chắc chắn vô hiệu”.

Bộ luật Dân sự xử lý cụ thể trường hợp người không có quyền đại diện. Về nguyên tắc, giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện. Tuy nhiên, hậu quả này có ngoại lệ, chẳng hạn người được đại diện công nhận giao dịch, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý hoặc có lỗi khiến bên giao dịch không biết và không thể biết người ký không có quyền đại diện.

Nếu người ký có quyền đại diện nhưng vượt quá phạm vi được giao, phần giao dịch vượt quá phạm vi về nguyên tắc không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện. Phần vượt quá vẫn có thể ràng buộc người được đại diện trong những trường hợp luật quy định, như người được đại diện đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý hoặc có lỗi làm cho bên thứ ba không biết về việc vượt quá phạm vi đại diện.

Cơ chế này cho thấy hai tình huống phải được phân biệt rõ:

Không có quyền đại diện là người ký không có căn cứ pháp lý để nhân danh chủ thể ngay từ đầu.

Vượt quá phạm vi đại diện là người ký có quyền đại diện nhưng đã thực hiện một phần công việc nằm ngoài giới hạn được trao.

Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến phần quyền, nghĩa vụ có ràng buộc người được đại diện hay không và cách xử lý giao dịch sau đó. Vì vậy, khi phát hiện vấn đề về thẩm quyền, không nên chỉ kiểm tra chữ ký mà phải đối chiếu căn cứ đại diện, phạm vi đại diện và cả hành vi của người được đại diện sau khi hợp đồng được ký.

Cách kiểm tra tư cách và thẩm quyền trước khi ký hợp đồng thương mại

Kiểm tra chủ thể nên được thực hiện trước thời điểm ký thay vì đợi đến khi có tranh chấp. Với giao dịch có giá trị hoặc rủi ro đáng kể, có thể kiểm tra theo một chuỗi logic:

1.    Xác định chính xác bên chịu quyền và nghĩa vụ, bao gồm tên pháp lý và tình trạng pháp lý của chủ thể

2.    Kiểm tra năng lực tham gia giao dịch, đặc biệt khi bên tham gia là cá nhân hoặc giao dịch chịu điều kiện pháp lý chuyên ngành

3.    Xác định tư cách người ký, làm rõ người này ký cho chính mình, với tư cách người đại diện theo pháp luật hay người được ủy quyền

4.    Kiểm tra căn cứ và phạm vi đại diện, đối chiếu điều lệ, quyết định, giấy ủy quyền và quy định pháp luật có liên quan

5.    Đối chiếu giao dịch cụ thể với phạm vi quyền hạn, nhất là giá trị hợp đồng, loại giao dịch, thời hạn ủy quyền và các điều kiện phải có phê duyệt nội bộ

6.    Lưu tài liệu chứng minh thẩm quyền tại thời điểm ký, để có cơ sở xác định giao dịch đã được xác lập bởi đúng người và đúng phạm vi

Cách kiểm tra này xuất phát từ nguyên tắc của Bộ luật Dân sự rằng hiệu lực của giao dịch phụ thuộc vào năng lực phù hợp của chủ thể, còn giao dịch được xác lập thông qua đại diện chỉ làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho người được đại diện khi hành vi đại diện phù hợp với phạm vi được xác lập.

Trong thực tế, chức danh trên danh thiếp, chữ ký có đóng dấu hoặc việc người đó thường xuyên thay mặt doanh nghiệp giao dịch đều không nên được dùng riêng lẻ để thay thế việc kiểm tra căn cứ pháp lý của quyền đại diện. Yếu tố quyết định vẫn là ai là chủ thể, căn cứ nào cho phép người ký nhân danh chủ thể đó và giao dịch có nằm trong phạm vi đại diện hay không.

Chủ thể hợp đồng thương mại trước hết là bên thực sự nhận quyền và gánh nghĩa vụ từ hợp đồng. Chủ thể thường là thương nhân nhưng pháp luật thương mại còn điều chỉnh những tổ chức, cá nhân khác trong các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng của luật.

Để hợp đồng ràng buộc đúng chủ thể, cần kiểm tra đồng thời tư cách và năng lực của bên tham gia, tư cách đại diện của người ký và phạm vi thẩm quyền đối với giao dịch cụ thể. Người ký không nhất thiết phải là chính chủ thể của hợp đồng, nhưng nếu ký nhân danh người khác thì phải có căn cứ đại diện phù hợp. Khi không có quyền đại diện hoặc vượt quá phạm vi đại diện, hậu quả pháp lý phải được xác định theo từng trường hợp chứ không thể mặc nhiên kết luận toàn bộ hợp đồng vô hiệu.