Hợp đồng điện tử là gì và được xác lập thế nào?

Hợp đồng điện tử là gì?

Khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 định nghĩa ngắn gọn: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.” Thông điệp dữ liệu, theo cùng điều luật, là thông tin được tạo ra, gửi, nhận hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

“Phương tiện điện tử” có phạm vi rộng hơn một file PDF hay một website. Luật bao gồm phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin và các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Vì vậy, về mặt nguyên tắc, hợp đồng điện tử có thể được hình thành thông qua nền tảng ký hợp đồng, hệ thống thông tin của doanh nghiệp, website, ứng dụng hoặc những cơ chế trao đổi dữ liệu điện tử phù hợp khác.

Điều quan trọng là dạng điện tử tự nó không làm mất giá trị pháp lý của thông tin. Điều 8 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Nếu pháp luật yêu cầu thông tin phải bằng văn bản, thông điệp dữ liệu có thể đáp ứng yêu cầu đó khi thông tin có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu. Bộ luật Dân sự 2015 cũng xác định giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa cứ tạo một tài liệu điện tử là mặc nhiên có hợp đồng hợp pháp. Luật Giao dịch điện tử chỉ xác nhận khả năng sử dụng phương tiện điện tử; việc hợp đồng có đáp ứng điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, nội dung, mục đích và những yêu cầu hình thức riêng của từng loại giao dịch hay không vẫn phải xem xét theo Bộ luật Dân sự và pháp luật chuyên ngành liên quan.

Hợp đồng điện tử được xác lập và giao kết thế nào?

Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2023, giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết. Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Về cơ chế, quá trình đó vẫn phản ánh logic cơ bản của một hợp đồng: một bên đưa ra đề nghị, bên kia thể hiện sự chấp nhận và hệ thống ghi nhận các thông tin cần thiết để xác định giao dịch. Khác biệt nằm ở chỗ những hành vi này có thể được truyền và ghi nhận bằng hệ thống điện tử thay vì trao giấy trực tiếp.

Luật còn thừa nhận hợp đồng được giao kết hoặc thực hiện thông qua hệ thống thông tin tự động. Việc một hệ thống tự động tương tác với con người hoặc các hệ thống tự động tương tác với nhau không làm hợp đồng mất giá trị pháp lý chỉ vì con người không kiểm tra hay can thiệp vào từng hành động cụ thể của hệ thống. Quy định này đặc biệt quan trọng với các giao dịch được xử lý tự động trên nền tảng số.

Các bên đồng thời có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu và phương tiện điện tử cho một phần hoặc toàn bộ quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng. Họ cũng có thể thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật của hợp đồng. Nhưng quyền thỏa thuận này có giới hạn: toàn bộ quá trình vẫn phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử, pháp luật về hợp đồng và các quy định pháp luật liên quan.

Do đó, một quy trình giao kết điện tử tốt không chỉ cần nút “Đồng ý” hay một file đã ký. Hệ thống nên đủ khả năng ghi nhận ai thực hiện hành động, nội dung nào được chấp nhận, hành động xảy ra vào thời điểm nào và dữ liệu sau đó có bị thay đổi hay không. Những yếu tố này trở nên đặc biệt quan trọng nếu sau này một bên phủ nhận giao dịch.

Hợp đồng điện tử có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Không nên đồng nhất hợp đồng điện tử với hợp đồng có chữ ký số. Luật định nghĩa hợp đồng điện tử dựa trên việc hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu; chữ ký điện tử hoặc chữ ký số là cơ chế có thể được sử dụng để xác nhận chủ thể và sự chấp thuận đối với dữ liệu đó.

Luật Giao dịch điện tử 2023 còn ghi nhận việc sử dụng các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thể hiện sự chấp thuận trong những trường hợp pháp luật liên quan cho phép. Điều này cho thấy không thể kết luận rằng mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số. Cần xem xét loại hợp đồng cụ thể, thỏa thuận của các bên và quy định chuyên ngành áp dụng cho giao dịch đó.

Dù vậy, chữ ký điện tử có vai trò rất lớn về khả năng chứng minh. Luật quy định chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì tồn tại dưới dạng điện tử. Đặc biệt, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy. Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó có thể được đáp ứng bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo điều kiện luật định.

Ở cấp quy định chi tiết, Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy có hiệu lực từ ngày 10/4/2025. Vì vậy, với giao dịch cần mức xác thực cao, việc lựa chọn giải pháp chữ ký không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký hiển thị trên tài liệu mà cần xem xét loại chữ ký, cơ chế xác thực và quy định pháp luật tương ứng.

Nói cách khác, một hình ảnh chữ ký được chèn vào file và một chữ ký số có khả năng xác thực, kiểm tra tính toàn vẹn không tạo ra cùng một mức độ chứng minh. Khi giá trị giao dịch hoặc rủi ro tranh chấp lớn, khả năng xác định người ký và phát hiện việc thay đổi nội dung sau khi ký thường quan trọng hơn hình thức hiển thị của chữ ký.

Thời điểm gửi và nhận dữ liệu ảnh hưởng thế nào đến giao kết?

Trong môi trường giấy, các bên thường nhìn vào ngày ký hoặc thời điểm giao nhận văn bản. Với hợp đồng điện tử, dữ liệu có thể đi qua nhiều hệ thống nên pháp luật phải xác định rõ thời điểm gửi và thời điểm nhận.

Điều 37 Luật Giao dịch điện tử 2023 dẫn chiếu việc xác định người gửi, người nhận, thời điểm và địa điểm gửi nhận trong hợp đồng điện tử sang các Điều 15, 16, 17 và 18 của Luật.

Trường hợp các bên không thỏa thuận khác, thời điểm gửi về nguyên tắc được xác định khi thông điệp dữ liệu rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện. Đối với việc nhận, một thông điệp dữ liệu được xem là đã được nhận khi đi vào hệ thống thông tin mà người nhận chỉ định và có thể truy cập được. Luật còn cho phép các bên đặt ra cơ chế xác nhận đã nhận thông điệp; nếu người gửi tuyên bố thông điệp chỉ có giá trị khi có xác nhận, hậu quả pháp lý có thể phụ thuộc vào việc xác nhận đó đã được nhận hay chưa.

Cơ chế này cho thấy nhật ký hệ thống, thông báo gửi thành công, xác nhận nhận dữ liệu và dấu thời gian không chỉ là thông tin kỹ thuật. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về việc bên nào đã gửi đề nghị, bên nào đã chấp nhận hoặc chấp nhận vào lúc nào, các dữ liệu đó có thể hỗ trợ tái dựng chính xác quá trình giao kết.

Hợp đồng điện tử được lưu trữ bằng phương tiện nào?

Pháp luật không buộc mọi hợp đồng điện tử phải được in ra giấy để lưu. Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải lưu trữ theo luật được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng các điều kiện nhất định.

Ba yêu cầu cốt lõi gồm: dữ liệu phải có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu; phải được lưu ở khuôn dạng ban đầu hoặc một khuôn dạng có khả năng thể hiện chính xác thông tin; và phương thức lưu trữ phải cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận cùng thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu.

Điều đó có nghĩa “lưu file hợp đồng” mới chỉ là một phần của việc lưu trữ. Nếu mục tiêu còn là bảo vệ khả năng chứng minh, hồ sơ điện tử nên duy trì được cả nội dung hợp đồng và dấu vết hình thành giao dịch: phiên bản tài liệu đã được chấp nhận, thông tin xác thực chủ thể, chữ ký điện tử hoặc chữ ký số nếu có, dữ liệu thời gian, nhật ký giao dịch và thông tin gửi nhận có liên quan.

Luật cũng quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn lưu bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đáp ứng các yêu cầu luật định. Nội dung và thời hạn phải lưu bao lâu lại phụ thuộc vào pháp luật về lưu trữ và quy định chuyên ngành liên quan; Luật Giao dịch điện tử không đặt ra một thời hạn duy nhất áp dụng cho mọi loại hợp đồng. Việc lưu trữ thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu luật định có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.

Hợp đồng điện tử được chứng minh bằng phương tiện nào?

Một trong những nhầm lẫn phổ biến là cho rằng hợp đồng điện tử chỉ có giá trị chứng cứ khi được in ra giấy. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định trực tiếp rằng thông điệp dữ liệu được sử dụng làm chứng cứ theo Luật này và pháp luật về tố tụng.

Tuy nhiên, có thể dùng làm chứng cứ không đồng nghĩa với mọi dữ liệu điện tử đều có sức chứng minh như nhau. Khoản 2 Điều 11 xác định giá trị dùng làm chứng cứ dựa trên nhiều yếu tố: độ tin cậy của phương thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn; khả năng xác định người khởi tạo, người gửi và người nhận; cùng các yếu tố phù hợp khác.

Tính toàn vẹn đặc biệt quan trọng. Theo Điều 10, thông điệp dữ liệu có thể có giá trị như bản gốc khi thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ lúc được khởi tạo lần đầu dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh và có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh. Thông tin vẫn được coi là toàn vẹn nếu không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị.

Vì vậy, khi cần chứng minh một hợp đồng điện tử, giá trị không chỉ nằm ở bản hợp đồng nhìn thấy trên màn hình. Một chuỗi dữ liệu đầy đủ thường có sức thuyết phục hơn: dữ liệu thể hiện nội dung mà các bên đã chấp nhận, danh tính hoặc phương thức xác thực người thực hiện, chữ ký điện tử hoặc chữ ký số nếu sử dụng, thời gian giao dịch, bản ghi gửi nhận và cơ chế chứng minh rằng nội dung không bị sửa đổi sau khi giao kết.

Đây cũng là lý do nên phân biệt giá trị pháp lý của hình thức điện tử với sức mạnh chứng cứ của từng hồ sơ điện tử cụ thể. Pháp luật không phủ nhận hợp đồng chỉ vì nó tồn tại dưới dạng điện tử, nhưng khi có tranh chấp, bên dựa vào hợp đồng vẫn cần một hệ thống dữ liệu đủ tin cậy để chứng minh hợp đồng đó được hình thành như thế nào và nội dung nào thực sự đã được các bên chấp thuận.

Hợp đồng điện tử về bản chất vẫn là hợp đồng, nhưng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Việc giao kết có thể diễn ra một phần hoặc hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, kể cả thông qua hệ thống thông tin tự động. Giá trị của hợp đồng không phụ thuộc đơn thuần vào việc có bản giấy hay không; trọng tâm là giao dịch phải tuân thủ pháp luật về hợp đồng và dữ liệu điện tử phải đủ khả năng xác định chủ thể, nội dung, thời điểm, tính toàn vẹn và quá trình gửi nhận.

Khi tổ chức quy trình ký hợp đồng điện tử, cách tiếp cận an toàn là không chỉ lưu “file cuối cùng”, mà phải bảo toàn cả dấu vết chứng minh quá trình giao kết. Đây chính là phần tạo khác biệt giữa một tài liệu điện tử đơn thuần và một hồ sơ hợp đồng điện tử có khả năng được kiểm tra, đối chiếu và bảo vệ khi phát sinh tranh chấp.